Hvad du skal vide
- Proceduren for at citere originale e-mail-meddelelser i svar og videresendelser varierer meget mellem e-mail-tjenester.
- Nogle tjenester som iOS Mail giver brugerne mulighed for at fremhæve tekst og blot klikke på Svar eller Videresend for at citere dette valg.
- Nogle tjenester som Gmail citerer automatisk hele e-mailen. Du bliver nødt til at redigere manuelt for at citere specifikke linjer fra beskeden.
Lange e-mail-tråde, hvor hvert svar citerer hele den forrige eller originale besked, er svære at følge. På den anden side spilder en e-mail, der refererer til en tidligere besked uden en anelse om, hvad det drejede sig om, tid, når du forsøger at huske afsenderens oprindelige pointe. Når du besvarer en e-mail-besked, skal du citere fra den meddelelse, du har modtaget, men kun så meget som nødvendigt for at fastslå konteksten.
Sådan citerer du en e-mail i dit svar
Afhængigt af din e-mailudbyder eller app kan du muligvis fremhæve den del af e-mailen, du vil citere, før du klikker eller trykker på Svar eller Forward knap. Svar-e-mail-feltet åbnes med det fremhævede citat, der allerede er placeret i e-mailens brødtekst. Bare tilføj dit svar og send det videre. MacOS og iOS Mail fungerer på denne måde.
Ingen to e-mail-programmer bruger nøjagtig samme svarprocedure.
Nogle e-mail-programmer, herunder Yahoo Mail og Gmail, tillader dig ikke blot at fremhæve en del, du kan citere i dit svar. Du skal citere hele længden af teksten fra e-mailen og derefter manuelt slette de dele, du ikke ønsker, fra dit svar.
I nogle tilfælde kan du kopiere den del af e-mailen, du vil citere, og vælge Indsæt som tilbud eller lignende, hvis dit e-mail-program understøtter denne funktion (nogle gør det, nogle gør ikke). I næsten alle tilfælde er den citerede information indrykket for at gøre den let at genkende. I nogle e-mail-programmer vises det citerede materiale i en anden farve.
Sådan arbejder du med et tilbud i din e-mail
E-mail-etikette følger generelt en bestemt rækkefølge med hensyn til dele af en besked. Begynd din e-mail med en hilsen og en indledende kommentar. Dernæst kommer det citerede materiale. Dit svar på citatet vises derefter under det.
Hvis du svarer på mere end ét punkt, skal du indsætte en del af citatet på en linje og derefter kun svare på den del på den følgende linje. Indsæt derefter en anden del af den citerede e-mail og svar på den del på den følgende linje. Gentag dette mønster, hvis du har flere citater og kommentarer i dit svar eller videresendte besked. Dette efterligner samtalens naturlige flow og gør det lettere for e-mail-modtagere at følge en tråd.
