Sådan bruger du SharePoint

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-07 19:01

SharePoint er en platform til at samarbejde med andre medlemmer af et team eller en gruppe. I denne artikel vil vi guide dig gennem oprettelse af funktionelle og samarbejdswebsteder for kolleger og venner, upload og deling af dokumenter og tilføjelse af widgets til SharePoint-webstedssiderne.

Sådan opretter du et SharePoint-websted

Du skal bruge et par ting, før du kan oprette dit websted:

• Adgang til en Microsoft 365-virksomhedskonto, da SharePoint ikke er inkluderet i forbrugerkonti.
• En administrator til at oprette dit websted. Hvis du ikke er administrator, skal du bede din administrator om at oprette et websted til dig.

Sådan oprettes et SharePoint-websted:

1. Log ind på Microsoft 365 som administrator, og vælg derefter SharePoint fra Apps-menuen.

   

2. Vælg Page i den venstre lodrette rude, og vælg derefter Create Site.

3. Vælg Teamwebsted i dialogboksen.

   Kommunikationswebsteder bruges primært til udgivelse af meddelelser og andet indhold.

4. Vælg et startdesign til dit websted, der matcher dit andet indhold. Bare rolig: Du kan altid justere startindholdet senere.

5. Indtast oplysningerne om dit websted, inklusive dets navn og beskrivelse.
6. Vælg Finish for at fuldføre opsætningen. SharePoint arbejder i baggrunden for at oprette webstedet, og du vil se dets fremskridt hele vejen igennem.

Når du har konfigureret dit rum, har du nogle tilgængelige funktioner lige fra kassen, herunder:

• Samtaler: Private opslagstavler for din gruppe.
• Documents: Det er her, du deler filer og tjekker filer ind og ud.
• OneNote Notebook: Dine holdkammerater kan samarbejde med denne OneNote Notebook ved at oprette og tilføje indhold til sider.
• Webstedssider: Tilpassede websider til dit team eller din gruppe.

Sådan bruger du SharePoint-dokumentbiblioteker

Fildeling ved hjælp af et dokumentbibliotek er almindeligt på SharePoint-websteder. Dokumentbiblioteker indeholder mapper og filer, som du kan se og redigere. Sådan bruger du dokumentbiblioteket:

1. Vælg Documents i den venstre lodrette rude.

   

2. Vælg New for at tilføje nye elementer, såsom mapper eller Microsoft Office-filer. Alternativt kan du trække og slippe andre filer i den aktuelle biblioteksmappe; de behøver ikke at være Office-filer.

   

3. Vælg en Microsoft Office-fil for at åbne den i den relevante app. At vælge en ikke-Office-fil gør en af tre ting:

   • Åbner den til forhåndsvisning, hvis den er i et webvenligt format (f.eks. et billede eller PDF).
   • Åbner i en relevant app, hvis du bruger Windows (Windows ved, hvordan man taler med SharePoint).
   • Downloader det til din computer, så du kan åbne det med det relevante program.

   

4. Mens moderne webapps giver dig mulighed for samtidig at redigere en fil sammen med en kollega, har du stadig mulighed for at "tjekke" en fil ud i SharePoint for at forhindre andre i at arbejde på filen, mens du arbejder på den.

   Vælg den fil, du vil tjekke ud, og vælg derefter Check out på rullelisten. At tjekke en fil ud forhindrer nogen i at gemme en ny version af filen, mens du arbejder på den. Andre brugere kan stadig downloade en kopi og arbejde på den, men de kan ikke oprette en ny version, før du gemmer den og tjekker den ind igen.

   

Sådan opretter du SharePoint-webstedssider

SharePoints webstedssider giver dig mulighed for at oprette websider, der indeholder tekst og grafisk information. Forskellen mellem SharePoint-webstedssider og almindelige webstedssider er, at kun loggede medlemmer af dit SharePoint-team kan se dem. Webstedets sider er dit eget private internet.

For at oprette nye sider på dit SharePoint-websted:

1. Vælg Pages i den venstre lodrette rude.

   

2. Vælg New, og vælg derefter blandt sidetyperne:

   • Wiki-side: Sider, der indeholder teamideer, politikker, retningslinjer, bedste praksis og mere. Et SharePoint-team kan bruge Wiki-sider til at få adgang til links til alle typer virksomhedsoplysninger.
   • Webdelside: Foruddefinerede layouts designet til at lade dig indsætte alle mulige gadgets, dashboard-stil, på dine webstedssider.
   • Siteside: Tomme sider, som du bygger, begyndende med en titel.
   • Link: Tilføj et link til et websted.

   

3. Når siden er oprettet, åbnes den, så du kan redigere den. Start med at give den et navn. Yderligere indhold kommer i form af webdele, som vi dækker i næste afsnit.

   

4. Vælg Udgiv i øverste højre del af skærmen for at gøre dine ændringer tilgængelige for kolleger.

   

5. Vælg Pages i den venstre lodrette rude for at se dine sider.

6. For at redigere eksisterende sider skal du åbne siden og vælge Rediger i venstre rude.

   

Sådan tilføjes webdele til SharePoint-sider

En af de bedste SharePoint-funktioner er "webdelen", eller widget(s)-funktionen. Selvom du kun vil tilføje tekst og grafik, skal du først tilføje en webdel til at holde indholdet. Webdele kan omfatte ting som nyhedsfeeds, en mappe over teammedlemmer eller lister over seneste aktivitet på webstedet.

Hvis du har oprettet en side, kan du føje webdele til den her:

1. Vælg Pages i den venstre lodrette rude, vælg derefter en side, der skal redigeres, og vælg Edit.

2. Vælg plus (+) tegnet for at tilføje webdele til en side.

   

3. En pop op-menu viser en liste over tilgængelige webdele. Gennemse hele listen, eller søg efter nøgleord. Når du har valgt en webdel, føjes den til siden.

   

4. Konfigurer webdelen. Hvis du f.eks. tilføjer en billedgalleri-webdel, skal du vælge Add Images for at vælge de billeder, der skal vises.

   

5. Vælg Udgiv for at gøre dine ændringer tilgængelige for kolleger.

Mens startsiden oprettes automatisk til dig, er det stadig en side, du kan udfylde med webdele.

Installation og brug af Tasks-appen

Ting bliver interessante, når du tilføjer apps til dit websted. Apps går ud over funktionaliteten af webdele, og de inkluderer ting som blogs eller en tilpasset liste, som kan være en lille database.

Vi tager et kig på Opgaver-appen, som giver dig mulighed for at konfigurere gøremål for dine teammedlemmer, tildele gøremålene og derefter spore deres afslutning.

For at tilføje Opgaver-appen til dit SharePoint-websted:

1. På startsiden for SharePoint-webstedet skal du vælge New, og derefter vælge App.

2. Vælg Opgaver.

   

3. I menuen til venstre skal du vælge Site Contents for at se Opgaver-appen og begynde at uddelegere.

   

Hvem skal bruge SharePoint?

Det meste af tiden bruger virksomhedsteams SharePoint. Men der er masser af ikke-forretningsrelaterede scenarier, hvor SharePoint er praktisk, såsom:

• Sportshold kan bruge kalenderen til at sende en kampplan, og de kan bruge et dokumentbibliotek til at gemme spilvideoer.
• Bogklubber kan sende links til næste uges bog, mens skrivegrupper kan være vært for kritik, indlæg og kommentarer.
• Frivillige grupper, der planlægger et restaureringsprojekt, kan oprette en plan med opgaver og en tidslinje.
• Et kvarter, der driver et gårdudsalg, kan sende meddelelser om nye deltagere eller liste elementer og priser i en delt Excel-fil i et dokumentbibliotek.

Ovenstående scenarier er mulige med andre apps og tjenester, men SharePoint samler alt på et enkelt sted med en grænseflade, der understøttes på tværs af Windows, macOS og Linux.

Hvor kan jeg downloade SharePoint

Download SharePoint-appen til Android fra Google Play, eller få SharePoint-appen til iOS fra App Store. Derudover kan du bruge Microsoft Office-apps såsom Word, Excel og PowerPoint til at åbne filer direkte fra SharePoint, hvilket gør download og upload på et øjeblik.