Regneark og databaser tilbyder begge måder at se data på. Den tilgang, hver enkelt bruger til at indsamle og dele disse data, er dog helt forskellig.
Et regneark tilbyder kvasistrukturerede data i et række- og kolonneformat. Regneark relaterer sig dog ikke til hinanden og kræver ikke regler om oplysningerne i regnearket. Regneark har heller ikke sofistikerede opsummerings- og rapporteringsværktøjer.
Databaser indsamler information på en struktureret måde og håndhæver som standard regler og relationer om, hvad der går ind og ud. Vi gennemgik begge for at hjælpe dig med at finde ud af, hvilken der passer bedst til dine behov.
Overordnede resultater
- Indeholder celler lavet af kolonner og rækker.
- Udfør matematiske beregninger.
- Sorter og filtrer data.
- Organiser komplekse indsamlinger af data.
- Kontrolleret af et databasestyringssystem (DBMS).
- Få adgang til og administrer store mængder data.
Databaser understøtter automatisk læsning og skrivning af indhold. Medmindre du bruger et hjemmebrygget system med triggerværktøjer som If This Then That, kræver et regneark manuel indtastning af oplysninger.
Microsoft Excel og Google Sheets er almindeligt anvendte regnearksprogrammer. Begge er tilgængelige gratis på computere, tablets og smartphones.
Bortset fra Microsoft Access på skrivebordet (og kloner som LibreOffice Base), findes de mest robuste databaseværktøjer på servere. Store virksomheder bruger muligheder som Microsoft SQL Server eller Oracle-serverpakken. Folk i open source- og Linux-fællesskaberne bruger værktøjer som MariaDB.
Når du bruger en database, parrer du den generelt med supportværktøjer. Da databaser kræver Structured Query Language for at få adgang til information, administrerer værktøjer som visuelle rapportdesignere (såsom Crystal Reports) eller dashboardingværktøjer (såsom Tableau) både SQL-generering og kompleks rapportudvikling.
Design: Analyse vs. relationer
- Optimeret til enkel dataanalyse.
- Begrænsede filtreringsevner.
-
Begrænset mulighed for at sammenligne data fra forskellige kilder.
- Kan tilknytte tabeller.
- Kraftfuld relationel analyse.
- Begrænsede beregningsevner.
Om databaser eller regneark giver mest mening til et givet formål, følger af en håndfuld use-case karakteristika.
Selvom opslagsformler og navngivne områder binder nogle dele af regneark sammen, er et regneark et selvstændigt datasæt. Det har begrænset mulighed for at filtrere og gruppere på tværs af forskellige regneark og regnearksfiler. Regneark er optimeret til økonomi og enkel dataanalyse. For ligetil tal-knusning er denne tilgang overlegen i forhold til en database. Desuden kræver databaser flere tekniske færdigheder at konfigurere og konfigurere.
Det er dog ikke let at sammenligne oplysninger fra forskellige data i et regneark. Databaser håndhæver relationer og understøtter forespørgsler baseret på attributter eller undersæt i en eller flere tabeller. Databaser forbinder tabeller på forskellige måder og udfører oversigtsstatistikker om disse undersæt og supersæt.
Rapportering: Udseende er nøglen
- Udseende, der kan tilpasses.
- Nem at oprette grafer.
- Rige formateringsfunktioner.
- Formaliseret udseende.
- Strømlinjerapporter.
- Tabulær rapportformat.
Regneark præsenterer et gitter af information. Indholdet, formateringen, udseendet og strukturen bestemmes af regnearkets ejer. Databaser kræver en formaliseret struktur og adskiller oplysningerne fra disse oplysningers udseende.
Et regneark er både informationslaget og præsentationslaget for den information. Denne tilgang strømliner simple rapporter, fordi beregningerne er gennemsigtige for alle, der åbner filen. Derudover får indstillinger som regellinjer, skygger, grafer og farver det endelige output til at se ud, som du har tænkt dig.
En database udsender information i tabelformat. Enhver formatering af output skal ske i et regneark eller et andet program, såsom et dashboarding-værktøj.
Dataplacering: Informationsadgang og revision
- Selvstændige dokumenter.
- Begrænsede sikkerhedsmuligheder.
- En bruger ad gangen.
- Dedikerede databaseservere.
- Tilladelser øger sikkerheden.
- Flere samtidige brugere.
Regneark er selvstændige dokumenter, der ligger på individuelle computere eller filservere. Databaser kræver for det meste dedikerede databaseservere. Det betyder, at det er mere arbejde at oprette en database, men du kan ikke fejlarkivere eller ved et uheld slette den.
Selv om du kan kodeordsbeskytte et regneark, kan du generelt ikke kontrollere, hvem der ser eller redigerer det. Med en database kan du dog ikke se eller ændre dataene, medmindre du har tilladelse. Databasen logger enhver visning og redigering, du udfører for fremtidig synlighed.
Generelt er regneark designet til at blive åbnet og redigeret af én person ad gangen. Databaser understøtter mange loggede brugere samtidigt.
Bedømmelse: Datavolumen bestemmer
Beslutningen om, hvorvidt du skal bruge et regnearksprogram eller en database, afhænger af mængden af data, du planlægger at arbejde med. Regneark er tilstrækkelige til håndterbare lister over grundlæggende oplysninger. Men hvis du planlægger at gemme store mængder rådata i et ubestemt tidsrum, er en database en værdifuld investering af din tid og dine ressourcer.
