Excel har ikke datahåndteringsfunktionerne i relationelle databaseprogrammer såsom SQL Server og Microsoft Access. Hvad den imidlertid kan, er at fungere som en simpel database, der opfylder kravene til datastyring.
I Excel organiseres data ved hjælp af rækkerne og kolonnerne i et regneark. Tabellfunktionen gør det nemt at indtaste, redigere og manipulere data.
Disse instruktioner gælder for Excel-versioner 2019, 2016, 2013, 2010 og Excel til Microsoft 365.
Databasevilkår: Optegnelser og felter
En database er en samling af relateret information gemt i en eller flere computerfiler. Ofte er dataene organiseret i tabeller på en sådan måde, at de nemt kan opdateres, sorteres, rettes og filtreres.
En simpel database, såsom Excel, indeholder al information om et emne i en enkelt tabel. Relationelle databaser består på den anden side af mange tabeller, hvor hver enkelt indeholder information om forskellige, men relaterede emner.
Records
I databaseterminologi indeholder en record al information eller data om et specifikt objekt i databasen. I Excel indeholder hver celle i et regneark ét element med information eller værdi.
Felter
Hvert informationselement i en databasepost, såsom et telefonnummer eller et vejnummer, omtales som et felt. I Excel fungerer de individuelle celler i et regneark som felter, da hver celle kan indeholde et enkelt stykke information om et objekt.
Feltnavne
Det er vigtigt at organisere en database, så du kan sortere eller filtrere dataene for at finde specifik information. Tilføjelse af kolonneoverskrifter, kendt som feltnavne, gør det nemmere at indtaste data i samme rækkefølge for hver post.
Eksempeldatabase
På billedet ovenfor har hver elev en separat række i tabellen, som indeholder alle tilgængelige oplysninger om dem.
Hver celle i en række er et felt, der indeholder én stykke information. Feltnavnene i overskriftsrækken hjælper med at sikre, at data forbliver organiseret ved at holde alle data om et bestemt emne, såsom navn eller alder, i samme kolonne for alle elever.
Excels datastyringsværktøjer
Derudover har Microsoft flere dataværktøjer, der gør det nemmere at arbejde med store mængder data, der er gemt i Excel-tabeller, og for at hjælpe med at holde dem i god stand.
Using a Form for Records
Et af disse værktøjer er dataformularen. Du kan bruge det til at finde, redigere, indtaste eller slette poster i tabeller med op til 32 felter eller kolonner.
Standardformularen indeholder en liste over feltnavne i den rækkefølge, de er arrangeret i tabellen, for at sikre, at brugere indtaster poster korrekt. Ved siden af hvert feltnavn er der en tekstboks til indtastning eller redigering af de individuelle datafelter.
Selv om det er muligt at oprette brugerdefinerede formularer, er det ofte alt, hvad der er nødvendigt at oprette og bruge standardformularen.
Remove Duplicate Data Records
Et almindeligt problem med alle databaser er datafejl. Ud over simple stavefejl eller manglende datafelter kan duplikerede dataposter være et problem, efterhånden som en datatabel vokser i størrelse.
Et andet af Excels dataværktøjer kan bruges til at fjerne disse duplikerede poster - enten nøjagtige eller delvise dubletter.
Sortering af data i Excel
Sortering betyder at omorganisere data i henhold til en specifik egenskab, såsom at sortere en tabel alfabetisk efter efternavne eller kronologisk fra ældste til yngste.
Excels sorteringsmuligheder omfatter sortering efter et eller flere felter, tilpasset sortering, såsom efter dato eller klokkeslæt, og sortering efter rækker, som gør det muligt at omarrangere felterne i en tabel.
