At miste vigtige dokumenter, som du har brugt så meget tid på at skabe, er frustrerende, især hvis du er ligesom de fleste brugere, der opretter dokumenter direkte på computeren og ikke har fordelen af en håndskrevet kopi.
Her er seks måder at beskytte dine tekstbehandlede dokumenter på.
Opbevar aldrig dine dokumenter på dit OS-drev
Mens de fleste tekstbehandlingsprogrammer gemmer dine filer i mappen Mine dokumenter, er dette det værste sted for dem. Uanset om det er en virus- eller softwarefejl, påvirker de fleste computerproblemer operativsystemet, og ofte er den eneste løsning at omformatere drevet og geninstallere operativsystemet. I et sådant tilfælde vil alt på drevet gå tabt.
Installation af en ekstra harddisk på din computer er en relativt billig måde at løse dette problem på. En anden intern harddisk vil ikke blive påvirket, hvis operativsystemet er beskadiget, og den kan endda installeres på en anden computer, hvis du skal købe en ny.
Hvis du er skeptisk over for at installere endnu et internt drev, er en ekstern harddisk en glimrende mulighed. Et eksternt drev kan til enhver tid tilsluttes enhver computer ved at tilslutte det til en USB- eller FireWire-port. Mange eksterne drev har også den ekstra fordel ved one-touch eller planlagte sikkerhedskopier; du angiver mapper og tidsplan, og softwaren tager sig af resten.
Bundlinje
Det er ikke nok at gemme dine filer et andet sted end dit operativsystem. du skal lave regelmæssige sikkerhedskopier af dine filer. Forøg dine odds for at kunne hente en fil ved at have en anden sikkerhedskopi af den. Hvis dataene er vigtige, kan du overveje at gemme en sikkerhedskopi i en brandsikker boks.
Pas på vedhæftede filer i e-mail
Selv hvis du er sikker på, at de ikke indeholder vira, kan e-mailvedhæftede filer få dig til at miste data. For eksempel, hvis du modtager et dokument med samme navn som et på dit drev, og din e-mail-software er indstillet til at gemme vedhæftede filer på samme placering, risikerer du at overskrive den fil, der allerede er der. Dette sker ofte, når du samarbejder om et dokument, og kolleger sender opdateringer via e-mail.
Indstil dit e-mail-program til at gemme vedhæftede filer på et unikt sted, eller tænk dig om to gange, før du gemmer en e-mail-vedhæftet fil på din harddisk.
Pas på brugerfejl
Udnyt de sikkerhedsforanst altninger, der er inkluderet i dit tekstbehandlingsprogram, såsom versionsfunktioner og sporede ændringer. En almindelig måde, brugere mister data på, er, når de redigerer et dokument og ved et uheld sletter dele. Når dokumentet er gemt, går de dele, der er ændret eller slettet, tabt, medmindre du har aktiveret funktioner, der gemmer ændringer for dig.
Hvis du ikke ønsker at håndtere de avancerede funktioner, skal du bruge F12-tasten, før du begynder at arbejde med at gemme filen under et andet navn. Det er ikke så organiseret som nogle af de andre metoder, men det er en nyttig metode.
Gå til skyen
Lagring af filer og deres sikkerhedskopier i skyen bliver mere almindeligt. Cloud storage tilbyder mange fordele, såsom generøse pladsfordelinger, brugervenlighed, adgang uanset hvor du er, og uanset hvilken enhed du bruger, og pålidelighed.
Cloud-lagringstjenester sikkerhedskopierer deres servere, så der er et dobbelt lag af beskyttelse for filer, der er gemt på denne måde. Af disse grunde er cloud storage i stigende grad den bedste mulighed for de fleste mennesker.
Der er flere almindelige gratis muligheder:
- Google Drev tilbyder 15 GB med hver Google-konto.
- Mac-brugere får 5 GB med iCloud, som er indbygget i alle Apple-enheder.
- Microsoft giver 5 GB plads med OneDrive, som leveres med Microsoft 365- og Xbox-konti.
Hvis du har brug for mere lagerplads, tilbyder tjenesterne ovenfor betalingsmuligheder, ligesom andre cloud-lagervirksomheder.
Behold papirkopier af dine dokumenter
Det forhindrer dig ikke i at skulle skrive og formatere dit dokument igen, men at beholde en udskrevet kopi af et vigtigt dokument vil i det mindste sikre, at du har indholdet af filen, og det er bedre end at have ingenting overhovedet.
