Har du et stort Excel-regneark, som du ikke kan lave hoveder eller haler af?
Det er tid til at organisere din kontaktliste i en Microsoft Access-database. Det er meget nemmere, end du måske forestiller dig, og du vil helt sikkert være tilfreds med resultaterne. Denne vejledning vil lede dig gennem hele processen trin-for-trin. Hvis du ikke har dit eget regneark og ønsker at følge med i selvstudiet, kan du downloade eksemplet i Excel-filen, der blev brugt til at generere selvstudiet.
Create a New Access 2013 Database
Medmindre du har en eksisterende database, som du bruger til at gemme kontaktoplysninger, har du sandsynligvis lyst til at oprette en ny database fra bunden. For at gøre dette skal du vælge Blank Desktop Database-ikonet på skærmen Kom godt i gang med Microsoft Office Access. Du vil blive præsenteret for skærmen ovenfor. Giv din database et navn, vælg knappen Create, så er du i gang.
Begynd Excel-importprocessen
Vælg fanen Eksterne data øverst på adgangsskærmen, og dobbeltklik på Excel-knappen for at starte Excel-importprocessen.
Vælg kilde og destination
Dernæst vil du blive præsenteret for skærmen vist ovenfor. Vælg Gennemse-knappen, og naviger til den fil, du vil importere. Når du har fundet den korrekte fil, skal du vælge Åbn-knappen.
På den nederste halvdel af skærmen bliver du præsenteret for importdestinationsmuligheder. I denne øvelse er vi interesserede i at konvertere et eksisterende Excel-regneark til en ny Access-database, så vi vælger Importer kildedataene til en ny tabel i den nuværende database Andre muligheder på denne skærm giver dig mulighed for:
- Link din database til et Excel-ark, så ændringer i kildearket afspejles i databasen.
- Importer data til en eksisterende databasetabel.
Når du har valgt den korrekte fil og mulighed, skal du vælge OK for at fortsætte.
Vælg kolonneoverskrifter
Sørg for, at feltet First Row Contains Column Headings er markeret, hvis den første række i regnearket har kolonnenavne for dataene, såsom Efternavn, Fornavn og Adresse. Dette vil instruere Access om at behandle den første række som navne i stedet for faktiske data, der skal gemmes på listen over kontakter.
Vælg Next for at fortsætte.
Opret alle ønskede indekser
Databaseindekser er en intern mekanisme, der kan bruges til at øge hastigheden, hvormed Access kan finde information i din database. Du kan anvende et indeks på en eller flere af dine databasekolonner på dette trin. Du skal blot vælge Indexed rullemenuen og vælge den relevante mulighed.
Husk på, at indekser skaber en masse overhead for din database og vil øge mængden af brugt diskplads. Af denne grund ønsker du at holde indekserede kolonner på et minimum. I vores database vil vi oftest søge på efternavnet på vores kontakter, så lad os oprette et indeks på dette felt. Vi har måske venner med samme efternavn, så vi vil gerne tillade dubletter her. Sørg for, at kolonnen Efternavn er valgt i den nederste del af vinduerne, og vælg derefter Yes (Duplicates OK) fra rullemenuen Indexed.
Vælg Next for at fortsætte.
Vælg en primær nøgle
Den primære nøgle bruges til entydigt at identificere poster i en database. Den nemmeste måde at gøre dette på er at lade Access generere en primær nøgle til dig. Vælg Lad Access tilføje primær nøgle, og tryk på Next for at fortsætte. Hvis du er interesseret i at vælge din egen primære nøgle, vil du måske læse vores artikel om databasenøgler.
Navngiv dit bord
Du skal give Access et navn for at referere til dit bord. Indtast dette i det relevante felt, og vælg knappen Finish.
Se dine data
Du vil se en mellemskærm, der spørger dig, om du vil gemme de trin, der blev brugt til at importere dine data. Hvis ikke, skal du gå videre og vælge Close.
Du vil derefter blive returneret til hoveddatabaseskærmen, hvor du kan se dine data ved blot at dobbeltklikke på tabellens navn i venstre panel.
Tillykke, du har importeret dine data fra Excel til Access!
