Oprettelse af et Microsoft Excel-dashboard involverer at hente oplysninger fra flere kilder, så du kan se disse data ét sted. Excel tilbyder en række forskellige måder at gøre dette på, hvilket gør det til et af de mest kraftfulde dashboard-rapporteringsværktøjer, du kan bruge.
Oplysningerne i dette selvstudie gælder for Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel 2007 og Excel til Mac.
Hvad er et Excel-dashboard?
Et datadashboard er et værktøj, der hjælper dig med visuelt at overvåge og analysere de metrics, der er vigtigst for dig. Du kan bruge et dashboard til at overvåge din virksomheds ydeevne, effektiviteten af en fremstillingsproces eller ydeevnen af personalet i din salgsafdeling.
Uanset hvordan du bruger et dashboard, er konceptet altid det samme: Baggrundsregneark henter data fra filer, tjenester eller API-forbindelser til databaser og andre kilder. Hovedarket viser data fra disse flere ark på ét sted, hvor du kan gennemgå det hele med et øjeblik.
Typiske elementer i et datadashboard i Excel omfatter:
- Charts
- Graphs
- Målere
- Maps
Du kan oprette to typer dashboards. Til dashboardrapportering kan du oprette et statisk dashboard fra data i andre ark, som du kan sende til nogen i en Word- eller PowerPoint-rapport. Et dynamisk dashboard er én, som personer kan se i Excel, og det opdateres, hver gang dataene på de andre ark opdateres.
Bring data ind i et Excel-dashboard
Den første fase af oprettelsen af et Excel-dashboard er at importere data til regneark fra forskellige kilder.
Potentielle kilder til at importere data til Excel omfatter:
- Andre Excel-projektmappefiler
- Tekst-, CSV-, XML- eller JSON-filer
- SQL-database
- Microsoft Access
- Azure Data Explorer
- Facebook og andre websider
- Enhver anden database, der understøtter ODBC eller OLEDB
- Webkilder (enhver hjemmeside, der indeholder datatabeller)
Med så mange potentielle datakilder er muligheden for, hvilke data du kan bringe ind i Excel for at skabe nyttige dashboards, ubegrænset.
For at hente en datakilde:
-
Åbn et tomt Excel-regneark. Vælg menuen Data, og i rullemenuen Get Data, vælg den datatype, du ønsker, og vælg derefter datakilden.
Image -
Gennemse til filen eller anden datakilde, du vil importere, og vælg den. Vælg Import.
Image -
Afhængigt af den datakildetype, du vælger, vil du se forskellige dialogbokse til at transformere dataene til Excel-regnearksformat.
Image -
Arket vil udfyldes med alle data fra den eksterne fil eller database.
Image -
For at opdatere dataene, så de regelmæssigt uploader eventuelle ændringer foretaget i den eksterne datakilde, skal du vælge Refresh-ikonet i højre side af Forespørgsler & Forbindelser rude.
Image -
Vælg de tre prikker ved siden af EDIT linket nederst i opdateringsvinduet, og vælg Properties.
Image -
Konfigurer data til at opdatere fra datakilden med regelmæssige intervaller ved at indstille Opdater hvert xx. minut til det interval, du vil opdatere dataene.
Opdatering af data fra eksterne kilder er nyttigt, men det kan forbruge CPU-tid, hvis du laver opdateringshastigheden for hyppig. Vælg en opdateringshastighed, der holder dataene opdateret omtrent lige så ofte, som de bliver ændret ved kilden, men ikke så ofte, at du kun kopierer de samme data hver gang.
Image - Gentag processen ovenfor i nye, separate regneark, indtil du har importeret alle de data, du vil bruge i dit nye dashboard.
- Opret endelig et nyt regneark, placer det som det første regneark i projektmappen, og omdøb det Dashboard.
Sådan opretter du et Excel-dashboard
Nu hvor du har alle de data, du har brug for, i din Excel-projektmappe, og alle disse data opdateres automatisk, er det tid til at oprette dit Excel-dashboard i re altid.
Eksemplet på dashboardet nedenfor vil bruge vejrdata fra websteder fra hele internettet.
Nogle gange, når du importerer data fra eksterne kilder, kan du ikke kortlægge de importerede data. Rettelsen til dette er at oprette et nyt regneark og i hver celle skrive =convert(og vælge dataene fra det importerede regneark. For enhedsparametrene skal du blot vælge de samme parametre for før og derefter. Udfyld hele arket med den samme funktion, så alle data bliver kopieret til det nye ark og konverteret til tal, du kan bruge i de forskellige diagrammer, du vil oprette til dit dashboard.
-
Opret et Søjlediagram for at vise et enkelt datapunkt. For at vise den aktuelle relative luftfugtighed (fra 0 til 100 procent), skal du for eksempel oprette et søjlediagram med 0 procent som det laveste punkt og 100 procent som det højeste punkt. Vælg først Insert-menuen, og vælg derefter 2D Clustered Column søjlediagram.
Image -
I menuen Chart Design fra Data-gruppen skal du vælge Select Data.
Image -
I vinduet Select Data Source, der dukker op, skal du klikke på feltet Diagramdataområde, og derefter vælge cellen i dataene regneark, som du gerne vil vise med dette søjlediagram.
Image -
Skift titlen på diagrammet, så det passer til de data, du viser. Opdater aksegrænserne til at være fra 0 til 100 procent. Flyt derefter diagrammet til det område af bindestregen, hvor du gerne vil have det vist.
Image -
Gentag de samme trin ovenfor for at oprette søjlediagrammer for ethvert andet enkelt datapunkt, du ønsker at kortlægge. Gør akseområdet til minimum og maksimum for disse målinger. For eksempel ville et godt barometertryk være 28 til 32.
Det er vigtigt at vælge det rigtige dataområde, fordi hvis du kun bruger standarden, kan skalaen være for stor til dataene, hvilket for det meste efterlader tomme søjlediagrammer. Hold i stedet minimums- og maksimumsenden af akseskalaen kun lidt lavere og højere end de ekstremt mulige værdier for dine data.
Image -
Opret et Linjediagram for at vise en datatendens. For for eksempel at vise en historik over lokale temperaturer for dit lokalområde, skal du oprette et linjediagram, der dækker det sidste antal dages data, du kan importere fra vejrwebstedets tabel. Vælg først menuen Indsæt og vælg 2D Area diagrammet.
Image -
I menuen Chart Design, fra Data-gruppen, vælg Select Data.
Image -
I vinduet Select Data Source, der popper op, skal du klikke på feltet Diagramdataområde, og derefter vælge cellerne i dataene regneark, du gerne vil vise med dette linjediagram.
Image -
Skift titlen på diagrammet, så det matcher de data, du viser, og flyt diagrammet til det område af bindestregen, hvor du gerne vil vise det.
Charts er meget fleksible, når de placeres i et dashboard. Du kan ændre placeringen samt størrelsen og formen af diagramwidgetten. Brug denne fleksibilitet til at designe organiserede dashboards, der giver så meget information til brugeren på den mindste mængde plads.
Image -
Opret en Textbox for at vise strengdata fra ark, du har importeret. For at se vejradvarselsopdateringer på dit dashboard skal du for eksempel linke tekstboksindhold til en celle i det importerede dataark. For at gøre dette skal du vælge menuen Insert, vælge Text og derefter vælge Textbox
Image -
Placer musemarkøren i formelfeltet, skriv =, og vælg derefter cellen i den importerede datatabel, der indeholder de strengdata, du vil vise.
Image -
Vælg tekstfeltet, og brug Format Shape vinduet til højre for at formatere tekstvisningsområdet i dit dashboard.
Image -
Du kan også sammenligne to datapunkter i dine importerede dataark ved hjælp af kagediagrammer. Du kan f.eks. vise relativ luftfugtighed i form af et cirkeldiagram. Vælg først de data, du vil vise, og i Insert-menuen skal du vælge 2D Pie-diagrammet.
Cirkeldiagrammer sammenligner to eller flere værdier. Hvis du viser en procentdel som relativ fugtighed, skal du muligvis manuelt oprette en anden celle, der trækker denne værdi fra 100 % for den anden værdi at sammenligne den med. Dette vil resultere i et cirkeldiagram, der viser procentværdien som en del af de samlede mulige 100 procent.
-
Skift titlen på diagrammet, så det matcher de data, du viser, og flyt derefter diagrammet til det område af bindestregen, hvor du gerne vil vise det.
Image - Når du tilføjer forskellige datakorttyper, kan du oprette et nyttigt dashboard, der viser alle typer data i ét praktisk dashboard.
Tilføj visuel appel og kontekst med farve
En anden måde at tilføje klarhed til dit dashboard er ved at give dine søjlediagrammer et gradientudfyldning, der viser en advarselsfarve som rød for områder af dataene, der muligvis ikke er gode.
For eksempel, hvis du vil vise, at en relativ luftfugtighed på over 75 % er ubehageligt, kan du ændre gradientfyldningen af det enkelte søjlediagram tilsvarende. Sådan gør du.
-
Højreklik på den ydre kant af et søjlediagram, og vælg Format Chart Area.
Image -
Vælg Fyld-ikonet i Format Chart Area ruden, og skift valget til Gradient fill.
Image -
Vælg hvert niveauikon langs gradientfyldningslinjen, og skift farven og mørket, så det passer til, hvor "godt" eller "dårligt" det niveau er. I dette eksempel falmer høj relativ luftfugtighed til mørkerød.
Image - Gentag denne proces for hvert diagram, hvor tilføjelse af farvekontekst til diagrammet giver mening for det pågældende datapunkt.
Sådan opdaterer Excel-dashboards automatisk
Når du har oprettet et dashboard, behøver du ikke gøre noget for at opdatere grafikken. Alle data i disse diagrammer og widgets opdateres som følger:
- Ark med importerede data opdateres på den dato, du indstillede, da du første gang oprettede dataimporten.
- Alle yderligere ark, som du har oprettet for at rette eller omformatere dataene fra de importerede ark, opdateres med de nye data i disse ark.
- Hver widget i dit dashboard opdateres automatisk for at vise de nye data i de opdaterede ark for de områder, du valgte, da du oprettede disse diagrammer.
Disse opdateringer sker automatisk, så længe Excel er åben.
Sådan bruges Excel-dashboards
Oprettelse af dashboards i Excel kan være nyttigt af mange forskellige årsager. Det er dog vigtigt at skabe dem ud fra et specifikt behov i stedet for at prøve at bygge ét dashboard, der gør alt.
Hvis du f.eks. er salgschef, og du er interesseret i at overvåge dit salgsteams ydeevne, bør salgschefens dashboard fokusere på Key Performance Indicators (KPI'er) relateret til salgsresultater.
Denne slags dashboard bør ikke indeholde oplysninger, der ikke er relateret til salgsresultater, ellers kan dashboardet blive for rodet. Et rodet dashboard gør det sværere at se de datarelationer og mønstre, der betyder noget.
Andre overvejelser, når du bygger dashboards:
- Brug de rigtige diagrammer til de rigtige data.
- Brug ikke for mange farver i hele instrumentbrættet.
- Lyg dashboardet med lignende data og diagramtyper i almindelige blokke.
- Sørg for, at hvert diagram viser enkle etiketter og ikke er for rodet.
- Organiser widgets i et vigtigt hierarki med de vigtigste oplysninger øverst til venstre på dashboardet.
- Brug betinget formatering for at sikre, at når tal er dårlige, er de røde, og når de er gode, er de grønne.
Vigtigst af alt, brug kreativitet til at designe dashboards, der er informative og interessante at bruge.
