Microsoft Excel Basic Tutorial for begyndere

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 06:43

Excel er et elektronisk regnearksprogram, der bruges til at lagre, organisere og manipulere data. Data gemmes i individuelle celler, der norm alt er organiseret i en række kolonner og rækker i et regneark; denne samling af kolonner og rækker omtales som en tabel.

Regneark-programmer kan også udføre beregninger på data ved hjælp af formler. For at gøre det nemmere at finde og læse oplysningerne i et regneark har Excel en række formateringsfunktioner, der kan anvendes på individuelle celler, rækker, kolonner og hele tabeller med data.

Da hvert regneark i nyere versioner af Excel indeholder milliarder af celler pr. regneark, har hver celle en adresse kendt som en cellereference, så der kan henvises til den i formler, diagrammer og andre funktioner i programmet.

Emner inkluderet i dette selvstudie er:

• Indtastning af data i tabellen
• Udvidelse af individuelle regnearkskolonner
• Tilføjelse af den aktuelle dato og et navngivet interval til regnearket
• Tilføjelse af fradragsformlen
• Tilføjelse af nettolønformlen
• Kopiering af formler med udfyldningshåndtaget
• Tilføjelse af talformatering til data
• Tilføjer celleformatering

Indtastning af data i dit regneark

Indtastning af data i regnearkceller er altid en proces i tre trin; disse trin er som følger:

1. Klik på cellen, hvor du vil have dataene hen.
2. Skriv dataene i cellen.
3. Tryk på Enter-tasten på tastaturet, eller klik på en anden celle med musen.

Som nævnt er hver celle i et regneark identificeret med en adresse eller cellereference, som består af kolonnebogstavet og nummeret på rækken, der skærer hinanden ved en celles placering. Når du skriver en cellereference, skrives kolonnebogstavet altid først efterfulgt af rækkenummeret – såsom A5, C3 eller D9

Når du indtaster data til denne øvelse, er det vigtigt at indtaste dataene i de korrekte regnearksceller. Formler indtastet i de efterfølgende trin gør brug af cellereferencerne for de data, der er indtastet nu.

For at følge denne vejledning skal du bruge cellereferencerne for dataene, der ses på billedet ovenfor, til at indtaste alle data i et tomt Excel-regneark.

Udvidelse af kolonner i Excel

Som standard tillader bredden af en celle, at kun otte tegn af enhver dataindtastning vises, før disse data løber over i den næste celle til højre. Hvis cellen eller cellerne til højre er tomme, vises de indtastede data i regnearket, som det ses med regnearkets titel Fradragsberegninger for medarbejdere indtastet i celle A1

Hvis cellen til højre indeholder data, afkortes indholdet af den første celle til de første otte tegn. Flere celler med data indtastet i det foregående trin, såsom etiketten Deduction Rate: indtastet i celle B3 og Thompson A. indtastet i celle A8 afkortes, fordi cellerne til højre indeholder data.

For at rette dette problem, så dataene er fuldt synlige, skal kolonnerne, der indeholder disse data, udvides. Som med alle Microsoft-programmer er der flere måder at udvide kolonner på. Trinene nedenfor dækker, hvordan man udvider kolonner ved hjælp af musen.

Udvidelse af individuelle regnearkskolonner

1. Placer musemarkøren på linjen mellem kolonner A og B i kolonneoverskriften.
2. Markøren ændres til en dobbelthovedet pil.
3. Klik og hold nede med venstre museknap, og træk den dobbelte pil til højre for at udvide kolonne A indtil hele indgangen Thompson A. er synlig.
4. Udvid andre kolonner for at vise data efter behov.

Kolonnebredder og arbejdsark titler

Da regnearkets titel er så lang sammenlignet med de andre etiketter i kolonne A, hvis den kolonne blev udvidet til at vise hele titlen i celle A1, regnearket ville ikke kun se mærkeligt ud, men det ville gøre det vanskeligt at bruge regnearket på grund af hullerne mellem etiketterne til venstre og de andre kolonner med data.

Da der ikke er andre poster i række 1, er det ikke forkert blot at lade titlen være som den - vælter over i cellerne til højre. Alternativt har Excel en funktion kaldet fletning og centrering, som vil blive brugt i et senere trin til hurtigt at centrere titlen over datatabellen.

Tilføjelse af datoen og et navngivet område

Det er norm alt at tilføje datoen til et regneark - ret ofte for at angive, hvornår arket sidst blev opdateret. Excel har en række datofunktioner, der gør det nemt at indtaste datoen i et regneark. Funktioner er blot indbyggede formler i Excel for at gøre det nemt at udføre almindeligt udførte opgaver – såsom at tilføje datoen til et regneark.

TODAY-funktionen er nem at bruge, fordi den ikke har nogen argumenter – hvilket er data, der skal leveres til funktionen, for at den kan fungere. TODAY-funktionen er også en af Excels flygtige funktioner, hvilket betyder, at den opdaterer sig selv, hver gang den genberegner – hvilket norm alt altid er det tidspunkt, hvor regnearket åbnes.

Tilføjelse af datoen med TODAY-funktionen

Trinnene nedenfor tilføjer TODAY-funktionen til celle C2 i regnearket.

1. Klik på celle C2 for at gøre den til den aktive celle.
2. Klik på fanen Formler i båndet.
3. Klik på indstillingen Dato & Tid på båndet for at åbne listen over datofunktioner.
4. Klik på Today-funktionen for at få vist Formula Builder.
5. Klik Udført i boksen for at gå ind i funktionen og vende tilbage til regnearket.
6. Den aktuelle dato skal føjes til celle C2.

Sersymboler i stedet for dato

Hvis en række hashtag-symboler vises i celle C2 i stedet for datoen efter tilføjelse af funktionen TODAY til den celle, er det fordi cellen ikke er bred nok til at vise de formaterede data.

Som tidligere nævnt går uformaterede tal eller tekstdata over til tomme celler til højre, hvis de er for brede til cellen. Data, der er formateret som en bestemt type tal – såsom valuta, datoer eller klokkeslæt, spreder sig dog ikke til den næste celle, hvis de er bredere end den celle, hvor de er placeret. I stedet viser de fejlen.

For at løse problemet skal du udvide kolonne C ved at bruge metoden beskrevet i det foregående trin i selvstudiet.

Tilføjelse af et navngivet område

A navngivet område oprettes, når en eller flere celler får et navn for at gøre området lettere at identificere. Navngivne områder kan bruges som erstatning for cellereference, når de bruges i funktioner, formler og diagrammer. Den nemmeste måde at oprette navngivne intervaller på er at bruge navnefeltet placeret i øverste venstre hjørne af regnearket over rækkenumrene.

I denne selvstudie vil navnet rate blive givet til celle C6 for at identificere fradragssatsen for medarbejdernes lønninger. Det navngivne område vil blive brugt i fradragsformlen, der vil blive tilføjet til celler C6 til C9 af regnearket.

1. Vælg celle C6 i regnearket.
2. Indtast rate i Name Box, og tryk på Enter-tasten på tastaturet
3. Cell C6 har nu navnet rate.

Dette navn vil blive brugt til at forenkle oprettelsen af Fradragsformlerne i det næste trin i selvstudiet.

indtastning af medarbejderfradragsformlen

Excel-formler giver dig mulighed for at udføre beregninger på taldata, der er indtastet i et regneark. Excel-formler kan bruges til grundlæggende talknusning, såsom addition eller subtraktion, såvel som mere komplekse beregninger, såsom at finde en studerendes gennemsnit på testresultater og beregne afdrag på realkreditlån.

• Formler i Excel begynder altid med et lighedstegn (=).
• Ligelighedstegnet skrives altid ind i den celle, hvor du ønsker, at svaret skal vises.
• Formlen udfyldes ved at trykke på Enter-tasten på tastaturet.

Brug af cellereferencer i formler

En almindelig måde at skabe formler på i Excel involverer at indtaste formeldata i regnearksceller og derefter bruge cellereferencerne til dataene i formlen i stedet for selve dataene.

Den største fordel ved denne fremgangsmåde er, at hvis det senere bliver nødvendigt at ændre dataene, er det et simpelt spørgsmål om at erstatte dataene i cellerne i stedet for at omskrive formlen. Resultaterne af formlen opdateres automatisk, når dataene ændres.

Brug af navngivne områder i formler

Et alternativ til cellereferencer er at bruge navngivne områder – såsom det navngivne område rate oprettet i det forrige trin.

I en formel fungerer et navngivet område på samme måde som en cellereference, men det bruges norm alt til værdier, der bruges flere gange i forskellige formler – såsom en fradragssats for pensioner eller sundhedsydelser, en skat rate eller en videnskabelig konstant – hvorimod cellereferencer er mere praktiske i formler, der kun refererer til specifikke data én gang.

indtastning af medarbejderfradragsformlen

Den første formel oprettet i celle C6 vil gange medarbejderens B. Smiths bruttoløn med fradragssatsen i celle C3.

Den færdige formel i celle C6 vil være:

=B6rate
Brug af at pege for at komme ind i formlen
Selvom det er muligt blot at indtaste ovenstående formel i celle C6 og få det korrekte svar vist, er det bedre at bruge pegning for at tilføje cellereferencerne til formler for at minimere muligheden for fejl oprettet ved at indtaste den forkerte cellereference.
Pegning involverer at klikke på cellen, der indeholder dataene, med musemarkøren for at tilføje cellereferencen eller det navngivne område til formlen.

Klik på celle C6 for at gøre den til den aktive celle.
Skriv lighedstegnet (=) i celle C6 for at begynde formlen.
Klik på celle B6 med musemarkøren for at tilføje den cellereference til formlen efter lighedstegnet.
Indtast multiplikationssymbolet () i celle C6 efter cellereferencen.
Klik på celle C3 med musemarkøren for at tilføje det navngivne område rate til formlen.
Tryk på Enter-tasten på tastaturet for at fuldføre formlen.
Svaret 2747.34 skal være til stede i celle C6.
Selvom svaret på formlen er vist i celle C6, vil et klik på den celle vise formlen, =B6rate, i formellinjen over regnearket


indtastning af nettolønformlen





Denne formel er oprettet i celle D6 og beregner en medarbejders nettoløn ved at trække fradragsbeløbet beregnet i den første formel fra Bruttoløn. Den færdige formel i celle D6 vil være:
=B6 - C6

Klik på celle D6 for at gøre den til den aktive celle.
Indtast lighedstegnet (=) i celle D6.
Klik på celle B6 med musemarkøren for at tilføje den cellereference til formlen efter lighedstegnet.
Skriv et minustegn(-) i celle D6 efter cellereferencen.
Klik på celle C6 med musemarkøren til den cellehenvisning til formlen.
Tryk på Enter-tasten på tastaturet for at fuldføre formlen.
Svaret 43, 041.66 skal være til stede i celle D6.

Relative cellereferencer og kopieringsformler
Hidtil er formlerne Deductions og Nettoløn kun blevet tilføjet til én celle hver i regnearket – henholdsvis C6 og D6. Som et resultat er arbejdsarket i øjeblikket kun færdigt for én medarbejder - B. Smith.
I stedet for at gennemgå den tidskrævende opgave at genskabe hver formel for de andre medarbejdere, tillader Excel, under visse omstændigheder, at formler kopieres til andre celler. Disse omstændigheder involverer oftest brugen af en bestemt type cellereference – kendt som en relativ cellereference – i formlerne.
De cellereferencer, der er blevet indtastet i formlerne i de foregående trin, har været relative cellereferencer, og de er standardtypen for cellereferencer i Excel, for at gøre kopiering af formler så ligetil som muligt.
Det næste trin i selvstudiet bruger Fill Handle til at kopiere de to formler til rækkerne nedenfor for at udfylde datatabellen for alle medarbejdere.

Kopiering af formler med udfyldningshåndtaget





udfyldningshåndtaget er en lille sort prik eller firkant i nederste højre hjørne af den aktive celle. Fyldhåndtaget har en række anvendelser, herunder kopiering af en celles indhold til tilstødende celler. udfylde celler med en række tal eller tekstetiketter og kopiere formler.
I dette trin af selvstudiet vil fill handle blive brugt til at kopiere både Deduction og Net Løn formler fra celler C6 og D6 ned til celler C9 ogD9.
Kopiering af formler med udfyldningshåndtaget

Fremhæv celler B6 og C6 i regnearket.
Placer musemarkøren over den sorte firkant i nederste højre hjørne af celle D6 – markøren skifter til et plustegn (+).
Klik og hold venstre museknap nede, og træk udfyldningshåndtaget ned til celle C9.
Slip museknappen – celler C7 til C9 skal indeholde resultaterne af Deductionformel og celler D7 til D9 nettoløn formlen.


Anvender talformatering i Excel





Talformatering henviser til tilføjelse af valutasymboler, decimalmarkører, procenttegn og andre symboler, der hjælper med at identificere den type data, der findes i en celle, og til at gøre det nemmere at læse.
Tilføjelse af procentsymbolet

Vælg celle C3 for at fremhæve det.
Klik på fanen Hjem i ribbon.
Klik på General for at åbne Number Format rullemenuen.
I menuen skal du klikke på Percentage for at ændre værdiformatet i celle C3 fra 0,06 til 6%.

Tilføjelse af valutasymbol

Vælg celler D6 til D9 for at fremhæve dem.
På Hjem-fanen i båndet, klik på General for at åbne Number Format rullemenuen.
Klik på Currency i menuen for at ændre formateringen af værdierne i celler D6 til D9til valuta med to decimaler.


Anvendelse af celleformatering i Excel





Celleformatering refererer til formateringsmuligheder – såsom anvendelse af fed formatering på tekst eller tal, ændring af datajustering, tilføjelse af rammer til celler eller brug af fletnings- og centreringsfunktionen til at ændre udseendet af data i en celle.
I denne øvelse vil de ovennævnte celleformater blive anvendt på specifikke celler i regnearket, så det passer til det færdige regneark.
Tilføjelse af fed formatering

Vælg celle A1 for at fremhæve den.
Klik på fanen Hjem i båndet.
Klik på Fed formateringsmulighed som angivet på billedet ovenfor for at fed dataene i celle A1.
Gentag ovenstående rækkefølge af trin for at fed dataene i celler A5 til D5.

Ændring af datajustering
Dette trin vil ændre standard venstrejustering af flere celler til centerjustering.

Vælg celle C3 for at fremhæve det.
Klik på fanen Hjem i båndet.
Klik på Center justeringsmulighed som identificeret på billedet ovenfor for at centrere dataene i celle C3.
Gentag ovenstående rækkefølge af trin for at centrere dataene i celler A5 til D5.

Flet og centrer celler
Flet og centrer-muligheden kombinerer et antal valgte i én celle og centrerer dataindtastningen i cellen længst til venstre på tværs af den nye flettede celle. Dette trin vil flette og centrere regnearkets titel - Deduction Calculations for Employees.

Vælg celler A1 til D1 for at fremhæve dem.
Klik på fanen Hjem i båndet.
Klik på Merge & Center som angivet på billedet ovenfor for at flette celler A1 til D1og centrer titlen på tværs af disse celler.

Tilføjelse af bundkanter til celler
Dette trin tilføjer bundkanter til cellerne, der indeholder data i rækkerne 1, 5 og 9

Vælg den flettede celle A1 til D1 for at fremhæve den.
Klik på fanen Hjem i båndet.
Klik på pil ned ved siden af Border som angivet på billedet ovenfor for at åbne rullemenuen for grænser.
Klik på indstillingen Bundkant i menuen for at tilføje en kant til bunden af den flettede celle.
Gentag ovenstående rækkefølge af trin for at tilføje en bundramme til celler A5 til D5 og til celler A9 til D9.