Før du beder dine teammedlemmer om at gennemgå dine Excel-regneark, skal du aktivere Excel-revisionssporing for din delte projektmappe. Når du bruger funktionen for ældre sporændringer i Excel, kan du se, hvem der har foretaget ændringer i regnearket eller projektmappen, og de ændringer, de har foretaget. Når dit team er færdig med gennemgangen, skal du sammenligne dine originale data med anmeldernes ændrede data. Accepter eller afvis derefter deres ændringer, og deaktiver Spor ændringer for at færdiggøre dokumentet.
Instruktionerne i denne artikel gælder for Excel til Microsoft 365, Excel 2019 og Excel 2016.
Kan du spore ændringer i Excel?
Når du vil have dit team til at gennemgå og redigere din Excel-projektmappe, har du to muligheder. Hvis alle i dit team bruger Excel til Microsoft 365, er co-authoring-funktionen en ligetil og hurtig måde at gennemgå et dokument på. Hvis du vil have flere oplysninger om de foretagne revisioner, eller hvis dine teammedlemmer arbejder med ældre versioner af Excel, skal du bruge den ældre funktion til spor ændringer.
Du vil ikke finde muligheden for at spore ændringer i Excel til Microsoft 365 og Excel 2019 på Excel-båndet. Du kan kun se kommandoerne for sporændringer på fanen Gennemse i Excel 2016 og ældre versioner. Indstillingen er tilgængelig i nyere versioner af Excel, men du skal tilføje de tilknyttede sporændringskommandoer til en ny gruppe på fanen Gennemse.
Microsoft anbefaler, at du bruger medforfatterfunktionen i Excel, som erstatter delte projektmapper. Med co-authoring kan du se de ændringer, andre foretager i re altid, og hver persons ændringer kan være i en anden farve. Co-authoring sporer dog ikke ændringerne, og du kan ikke afvise ændringer for at vende tilbage til dine originale data. Samforfatter er kun tilgængelig med et Microsoft 365-abonnement.
Aktiver spor ændringer i nyere versioner af Excel
For at aktivere den gamle sporændringsfunktion i Windows:
-
Gå til fanen File, og vælg Options.
Image -
I dialogboksen Excel-indstillinger skal du vælge Customize Ribbon.
Image -
Vælg Vælg kommando fra rullemenuen, og vælg Alle kommandoer.
Image -
Vælg Tilpas båndet rullemenuen, og vælg Main Tabs.
Image -
Udvid og fremhæv kategorien Review.
Image -
Vælg Ny gruppe.
Image -
Sørg for, at posten New Group er fremhævet, og vælg derefter Rename.
Image -
I dialogboksen Rename skal du indtaste et visningsnavn for gruppen. Indtast f.eks. Spor ændringer.
Image - Vælg OK for at anvende ændringen og luk Rename dialogboksen.
-
I dialogboksen Excel-indstillinger skal du gå til listen Alle kommandoer, og derefter vælge hver af følgende:
- Sammenlign og flet projektbøger (ældre)
- Protect Sharing (Legacy)
- Del projektmappe (forældet)
- Spor ændringer (forældet)
Når du har valgt hver kommando, skal du vælge Add for at tilføje denne kommando til fanen Gennemse.
Image - Vælg OK for at anvende dine ændringer, og luk Excel-indstillinger-dialogboksen.
-
De fire sporskiftekommandoer vises på fanen Review i den nye gruppe, du har oprettet.
Image
Sådan aktiverer du spor ændringer i Excel
Når du har indtastet alle oplysningerne i regnearket, skal du aktivere funktionen Spor ændringer, før du gør Excel-projektmappen tilgængelig til gennemgang.
-
Gå til fanen Review, og vælg Spor ændringer > Highlight Changes.
Image - I dialogboksen Highlight Changes skal du markere afkrydsningsfeltet Spor ændringer under redigering..
- Vælg afkrydsningsfeltet When, og indstil det til All.
- Vælg afkrydsningsfeltet Who, og indstil det til Everyone.
-
Vælg afkrydsningsfeltet Fremhæv ændringer på skærmen.
Image - Vælg OK.
-
På fanen Review skal du vælge Share Workbook.
Image -
I dialogboksen Del projektmappe skal du gå til fanen Redigering og vælge Brug de gamle delte projektmapper funktion i stedet for den nye medforfatteroplevelse afkrydsningsfeltet.
Image - Vælg OK.
-
På fanen Review skal du vælge Protect Shared Workbook.
Image -
I dialogboksen Protect Shared Workbook skal du markere afkrydsningsfeltet Deling med sporændringer..
Image - Vælg OK.
Del projektbogen
Når din delte projektmappe er klar til at blive gennemgået, skal du uploade filen til et sted, som dine teammedlemmer kan få adgang til. Upload f.eks. projektmappen til et SharePoint-websted, en OneDrive-mappe eller Dropbox.
Funktionen Spor ændringer virker ikke med projektmapper, der indeholder tabeller. Tabeller skal konverteres til et interval.
Når projektmappen er uploadet, skal du informere dine teammedlemmer om, at filen er klar til gennemgang. En måde at gøre dette på er at bruge funktionen Del i Excel.
Hvis du ikke har en plads, der er tilgængelig for alle korrekturlæsere, skal du e-maile projektmappefilen til hver korrekturlæser.
Sådan får du vist og accepterer ændringer
Når alle dine korrekturlæsere har haft mulighed for at gennemgå og redigere projektmappen, er det tid til at acceptere eller afvise disse ændringer.
-
Gå til fanen Review, og vælg Spor ændringer > Accepter eller afvis ændringer.
Image -
I dialogboksen Select Changes to Accept or Reject skal du fjerne afkrydsningsfeltet Where for at acceptere eller afvise ændringer til hele projektmappen.
Image - Vælg OK.
-
For hver ændring skal du vælge enten Accepter eller Reject.
Image
Sådan slår du fra for at spore ændringer
Når du er færdig med gennemgangen og ikke vil fortsætte med at spore ændringer foretaget i projektmappen, skal du deaktivere funktionen Spor ændringer.
-
Gå til fanen Review, og vælg Spor ændringer > Highlight Changes.
Image -
Ryd alle afkrydsningsfelterne i dialogboksen Highlight Changes.
Image - Vælg OK.
