Indtastning af data korrekt i et regneark første gang undgår problemer senere og gør det nemmere at bruge mange af Excels værktøjer og funktioner såsom formler og diagrammer. Denne vejledning dækker de grundlæggende dos and don'ts ved at indtaste data i regnearksprogrammer såsom Excel, Google Sheets og Open Office Calc.
Instruktionerne i denne artikel gælder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel til Mac, Excel til Microsoft 365 og Excel Online.
Excel-dataindtastningsoversigt
Excel-regneark er kraftfulde analyseværktøjer, der gemmer store mængder data. Sørg for, at dine data vises og analyseres korrekt ved at bruge bedste fremgangsmåder i Excel til dataindtastning.
Dette er de bedste dos and don'ts at huske på, når du bruger Excel:
- Gør planlæg dit regneark.
- Du må ikke efterlade tomme rækker eller kolonner, når du indtaster relaterede data.
- Gør gem ofte og gem to steder.
- Don't brug tal som kolonneoverskrifter og medtag ikke enheder med dataene.
- Do brug cellereferencer og navngivne områder i formler.
- Du må ikke lade celler, der indeholder formler, være ulåste.
- Do sortere dine data.
Planlæg dit regneark
Når du indtaster data i Excel, er det en god idé at planlægge, før du begynder at skrive. Beslut hvordan regnearket skal bruges, hvilke data det vil indeholde, og hvad der skal gøres med disse data. Disse beslutninger påvirker i høj grad det endelige layout af regnearket.
Planlægning før indtastning sparer tid senere, hvis regnearket skal omorganiseres for at gøre det mere effektivt.
Her er nogle punkter, du skal overveje, når du planlægger dine Excel-projektmapper:
- Hvad er formålet med regnearket?
- Hvor meget data vil regnearket indeholde?
- Er diagrammer nødvendige?
- Vil regnearket blive udskrevet?
Bundlinje
Formålet med regnearket bestemmer placeringen af dataene, da den mest kritiske information skal være synlig og let tilgængelig. Hvis dine data kræver beregninger, bestemmer beregningerne, hvilke formler og funktioner der er nødvendige, og hvor formlerne skal indtastes.
Hvor mange data vil regnearket indeholde?
Mængden af data, som regnearket i første omgang vil indeholde, og hvor meget, der senere vil blive tilføjet til det, bestemmer antallet af regneark, du skal bruge til projektmappen.
Her er et par tips:
- Spred ikke dine data for meget. Når data er indeholdt i flere regneark, kan specifikke oplysninger være svære at finde. Desuden påvirker beregninger, der spænder over flere regneark eller projektmapper, Excels ydeevne.
- For store regneark skal du vise betydelige kolonnetotaler over kolonneoverskrifterne i stedet for i bunden af regnearket for hurtigt at finde oversigtsoplysninger.
Er der brug for diagrammer?
Hvis alle eller en del af dataene vil blive brugt i et diagram eller diagrammer, kan det påvirke layoutet af information.
Følg disse bedste fremgangsmåder, når du bruger diagrammer:
- Afhængigt af diagramtypen skal dataene muligvis grupperes anderledes. Opret f.eks. et oversigtsområde for cirkeldiagrammer.
- For store regneark skal du flytte diagrammer til separate sider, så regnearkene ikke er fyldt med data og billeder.
Vil regnearket blive udskrevet?
Hvordan du organiserer dataene afhænger af, hvordan dataene udskrives. Vil alle data blive udskrevet eller kun nogle af dataene? Vil dataene blive udskrevet i stående eller liggende layout?
Når du udskriver arbejdsark, skal du huske disse tip:
- Hvis regnearket er udskrevet i stående format på papir i Letter-størrelse (8,5" x 11"), skal du placere de fleste data i rækker under nogle få kolonner. På denne måde er overskrifterne synlige på ét ark.
- Hvis regnearket er udskrevet på flere ark, skal du udskrive kolonneoverskrifter øverst på hver side. Kolonneoverskrifter giver et overblik over dataene og gør dataene mere tilgængelige og nemme at læse.
- Hvis flere kolonner med data udskrives, skal du bruge liggende layout for at holde alle overskrifter på én side. Igen, hvis der er brug for flere ark, skal du udskrive kolonneoverskrifterne øverst på hver side.
- Hvis regnearket indeholder diagrammer, skal du flytte diagrammerne til et separat ark, før du udskriver projektmappen.
Lad ikke være tomme rækker eller kolonner, når du indtaster relaterede data
Tomme rækker eller kolonner i datatabeller eller relaterede dataområder gør det vanskeligt at bruge flere af Excels funktioner korrekt, såsom diagrammer, pivottabeller og specifikke funktioner.
Selv tomme celler i en række eller kolonne, der indeholder data, kan forårsage problemer som vist på billedet nedenfor.
Fraværet af tomme mellemrum hjælper Excel med at registrere og vælge relaterede data, når der bruges en række funktioner såsom sortering, filtrering eller AutoSum.
Når du vil opdele data for at gøre det nemmere at læse, skal du bruge rammer eller formatere overskrifter og etiketter. Brug visuelle signaler såsom fed tekst, linjer og cellefarve til at adskille og fremhæve dataene.
Følg disse tips, når du arbejder med data i rækker og kolonner:
- Placer en beskrivende overskrift øverst i den første kolonne i tabellen med dataene under.
- Hvis der er mere end én dataserie, angiv dem efter hinanden i kolonner (venstre mod højre) med titlen for hver dataserie øverst.
Bundlinje
Selv om det er vigtigt at holde relaterede data sammen, er det også nyttigt at adskille ikke-relaterede dataområder. Efterlad tomme kolonner eller rækker mellem forskellige dataområder eller andre data på regnearket, så Excel vælger de korrekte relaterede områder eller tabeller med data.
Gem ofte
Vigtigheden af at gemme dit arbejde ofte kan ikke overvurderes eller udtales for ofte. Hvis du bruger et webbaseret regneark såsom Google Sheets eller Excel Online, er det ikke et problem at gemme. Disse programmer har ikke en gemmemulighed. I stedet gemmes regneark automatisk på din skykonto med funktionen Autosave.
For desktop-regnearksprogrammer skal du gemme dit arbejde efter to eller tre ændringer. Gem f.eks. efter du har tilføjet data, formateret kolonneoverskrifter eller indtastet en formel. Gem i det mindste dit arbejde hvert andet eller tredje minut.
Selv om stabiliteten af computere og computersoftware er blevet drastisk forbedret over tid, går softwaren stadig ned, strømsvigt sker, og andre mennesker snubler nogle gange over din netledning og trækker den ud af stikkontakten. Og når der sker ulykker, øger tabet af data din arbejdsbyrde, mens du rekonstruerer det, du allerede har gjort.
Excel har en AutoSave-funktion, som norm alt fungerer meget godt, men du bør ikke stole helt på den. Få for vane at sikre dine data med hyppige lagringer.
Genvej til at gemme
Du behøver ikke at flytte musen til båndet og klikke på ikoner for at gemme dit arbejde. Få i stedet for vane at spare ved at bruge tastaturgenvejskombinationen. Når du vil gemme dit regneark, skal du trykke på Ctrl+ S.
Gem to steder
Det er også vigtigt at gemme dine data to forskellige steder. Den anden placering er en backup. Den bedste backup er en, der er på en anden fysisk placering end originalen.
Når du gemmer en sikkerhedskopi af dine projektmapper, kan du overveje at gemme filer på din cloud-konto. Når projektmapper er gemt på din computer og i skyen, har du ikke kun en sikkerhedskopi i skyen, men skyen er designet med redundante sikkerhedskopier, hvilket betyder, at dine data gemmes på flere servere.
Cloud-baserede sikkerhedskopier
Igen, det behøver ikke at være en tidskrævende opgave at lave en sikkerhedskopi.
Hvis sikkerhed ikke er et problem, f.eks. hvis arbejdsarket er en liste over dine DVD'er, er det sandsynligvis tilstrækkeligt at e-maile dig selv en kopi. Hvis sikkerhed er et problem, er cloud-lagring en mulighed.
I tilfælde af online-regneark sikkerhedskopierer programmets ejere deres servere, og dette inkluderer alle brugerdata. Men for en sikkerheds skyld skal du downloade en kopi af filen til din computer.
Brug ikke tal som kolonneoverskrifter og medtag ikke enheder med dataene
Brug overskrifter i toppen af kolonner og i begyndelsen af rækker til at identificere dine data, overskrifter gør operationer som f.eks. sortering enklere. Men brug ikke tal som 2012, 2013 og så videre som overskrifter.
Som vist på billedet ovenfor, kan kolonne- og rækkeoverskrifter, der er tal, utilsigtet inkluderes i beregninger. Hvis dine formler indeholder funktioner, der automatisk vælger dataområdet for funktionens argument, såsom Autosum, vil tal i kolonneoverskrifterne forårsage et problem.
Typisk vil sådanne funktioner, som også inkluderer AutoMax og AutoAverage, først lede efter kolonner med tal og derefter se til venstre for en række tal. Alle overskrifter, der er tal, vil blive inkluderet i det valgte interval.
Numre, der bruges som rækkeoverskrifter, kan forveksles som en anden dataserie, hvis de er valgt som en del af et interval for et diagram i stedet for som akseetiketter.
Formatér tal i overskriftscellerne som tekst, eller opret tekstetiketter ved at sætte en apostrof (') foran hvert tal, såsom '2012 og '2013. Apostrof vises ikke i cellen, men den ændrer nummeret til tekstdata.
Behold enheder i overskrifterne
Indtast ikke valuta, temperatur, afstand eller andre enheder i hver celle med taldata. Hvis du gør det, er der en chance for, at Excel eller Google Sheets vil se alle dine data som tekst.
Placer i stedet enheder i overskrifterne øverst i kolonnen for at sikre, at disse overskrifter er i tekstformat og ikke skaber et problem.
Tekst til venstre, tal til højre
En hurtig måde at se, om du har tekst- eller taldata, er at kontrollere justeringen af dataene i en celle. Som standard er tekstdata justeret til venstre i Excel og Google Sheets, og taldata justeres til højre i en celle.
Selvom denne standardjustering kan ændres, skal formatering anvendes, efter at alle data og formler er indtastet. Standardjusteringen giver dig et fingerpeg om, om data er formateret korrekt i regnearket.
Procent- og valutasymboler
Den bedste praksis til at indtaste data i et regneark er at indtaste det almindelige tal og derefter formatere cellen, så tallet vises korrekt, f.eks. som en procentdel eller som valuta.
Excel og Google Sheets genkender procentsymboler, der indtastes i en celle sammen med tallet. Disse apps accepterer også almindelige valutasymboler, såsom dollartegnet ($) eller det britiske pund-symbol (£), hvis du indtaster dem i en celle sammen med taldata, men andre valutasymboler, såsom den sydafrikanske rand (R), fortolkes som tekst.
For at undgå potentielle problemer skal du indtaste beløbet og derefter formatere cellen til valuta i stedet for at skrive valutasymbolet.
Brug cellereferencer og navngivne områder i formler
Både cellereferencer og navngivne områder kan og bør bruges i formler for at holde formler og hele regnearket fri for fejl og opdateret.
Cellereferencer er en kombination af kolonnebogstavet og rækkenummeret i en celle, såsom A1, B23 og W987. Cellereferencer identificerer placeringen af data i et regneark.
Et navngivet område eller defineret navn ligner en cellereference, idet det bruges til at identificere en celle eller et celleområde i et regneark.
Referencedata i formler
Formler bruges i Excel til at udføre beregninger såsom addition eller subtraktion.
Hvis faktiske tal er i formler som:
=5 + 3
Hver gang dataene ændres, skal du redigere formlen. Så hvis de nye tal er 7 og 6, bliver formlen:
=7 + 6
Alternativt, hvis du indtaster data i celler i regnearket, skal du bruge cellereferencer eller områdenavne i formlen i stedet for tallene.
Hvis du indtaster tallet 5 i celle A1 og 3 i celle A2, bliver formlen:
=A1 + A2
For at opdatere dataene skal du ændre indholdet af celler A1 og A2, men behold formlen som den er. Excel opdaterer automatisk formelresultaterne.
Denne metode er nyttig, når regnearket indeholder komplicerede formler, og når flere formler refererer til de samme data. Derefter vil du kun ændre dataene ét sted, hvilket igen opdaterer formlerne, der refererer til dem.
Cellereferencer og navngivne områder gør også regneark sikrere ved at beskytte formlerne mod utilsigtede ændringer, mens dataceller, der ændres, er tilgængelige.
Bundlinje
En anden funktion ved Excel og Google Sheets er, at cellereferencer eller områdenavne kan indtastes i formler ved at pege, hvilket involverer at klikke på en celle for at indtaste referencen i formlen. At pege reducerer muligheden for fejl forårsaget af at indtaste den forkerte cellereference eller stave forkert i et områdenavn.
Brug navngivne områder til at vælge data
At give et område med relaterede data et navn gør det nemmere at vælge de data, der skal sorteres eller filtreres.
Hvis størrelsen af et dataområde ændres, skal du redigere det navngivne område med navneadministratoren.
Lad ikke celler indeholdende formler være ulåste
Efter at have brugt så meget tid på at få deres formler korrekte og bruge de rigtige cellereferencer, begår mange mennesker den fejl at lade disse formler være sårbare over for utilsigtede eller utilsigtede ændringer.
Lås cellerne, der indeholder dine formler, hvis du bruger cellereferencer eller navngivne områder. Hvis det er nødvendigt, skal du beskytte celler med adgangskode for at holde dem sikre.
Samtidig skal du lade cellerne, der indeholder dataene, være ulåste, så brugerne kan indtaste ændringer og holde regnearket opdateret.
Beskyttelse af et regneark eller projektmappe er en to-trins proces:
- Sørg for, at de korrekte celler er låst.
- Beskyt regnearket ved at tilføje en adgangskode.
Sortér dine data
Sortér dine data, når du er færdig med at indtaste dem. At arbejde med små mængder usorterede data i Excel eller Google Sheets er norm alt ikke et problem, men efterhånden som regnearket bliver større, bliver det svært at arbejde med det effektivt.
Sorterede data er nemmere at forstå og analysere. Nogle funktioner og værktøjer, såsom VLOOKUP og SUBTOTAL, kræver sorterede data for at returnere nøjagtige resultater.
Sorter også dine data på forskellige måder for at se tendenser, der ikke er indlysende i starten.
Vælg de data, der skal sorteres
Excel skal kende det nøjagtige område, du skal sortere, og identificerer områder med relaterede data, hvis der er:
- Ingen tomme rækker eller kolonner inden for et område med relaterede data.
- Blanke rækker og kolonner mellem områder med relaterede data.
Excel bestemmer også, om dataområdet har feltnavne og udelukker denne række fra sortering.
Det kan dog være risikabelt at lade Excel vælge rækkevidden til sortering, især med store mængder data, som er svære at kontrollere.
Brug navne til at vælge data
For at sikre, at de korrekte data er valgt, skal du fremhæve området, før du starter sorteringen. Hvis du planlægger at sortere det samme dataområde gentagne gange, er den bedste tilgang at give det et navn.
Når du sorterer et navngivet dataområde, skal du indtaste navnet i navnefeltet eller vælge det fra den tilknyttede rulleliste. Excel fremhæver automatisk det korrekte dataområde i regnearket.
Sortering af skjulte rækker og kolonner
Excel inkluderer ikke skjulte rækker og kolonner med data ved sortering, så disse rækker og kolonner skal vises, før sorteringen finder sted. For eksempel, hvis række 7 er skjult inden for en række data, der vil blive sorteret, forbliver den som række 7 og flyttes ikke til dens korrekte placering i de sorterede data.
Det samme gælder for kolonner med data. Sortering efter rækker involverer omarrangering af kolonner med data, men hvis kolonne B er skjult før sorteringen, forbliver den som kolonne B efter sorteringen.
Gem numre som numre
Tjek, at alle tal er formateret som tal. Hvis resultaterne ikke er, som du forventede, kan kolonnen indeholde tal gemt som tekst og ikke som tal. For eksempel gemmes negative tal importeret fra nogle regnskabssystemer eller et tal indtastet med en foranstående apostrof (') som tekst.
Når data hurtigt sorteres med knappen A-Z eller Z-A, kan det gå g alt. Hvis der er en tom række eller tomme kolonner i dataene, vil nogle af dataene sortere og nogle ikke. Den nemmeste måde at sikre, at du har valgt det korrekte dataområde inden sortering, er at give det et navn.
Hvis en enkelt celle er valgt, udvider Excel markeringen til et område (meget ligesom at trykke Ctrl+ Shift+ 8 ) afgrænset af en eller flere tomme kolonner og rækker. Den undersøger derefter den første række i det valgte område for at afgøre, om den indeholder overskriftsoplysninger eller ej.
Kolonneoverskrifter skal overholde strenge retningslinjer, før Excel genkender det som en overskrift. For eksempel, hvis der er tomme celler i overskriftsrækken, tror Excel måske, at det ikke er en overskrift. Ligeledes, hvis overskriftsrækken er formateret på samme måde som de andre rækker i dataområdet, genkender Excel muligvis ikke overskriften. Derudover, hvis en datatabel består af tekst, og overskriftsrækken ikke indeholder andet end tekst, genkender Excel ikke overskriftsrækken. overskriftsrækken ligner en anden datarække til Excel.
Excel sorterer kun, efter at området er valgt, og Excel bestemmer, om der er en overskriftsrække. Sorteringsresultaterne afhænger af, om Excel fik både områdevalg og overskriftsrækkebestemmelse korrekt. Hvis Excel f.eks. ikke mener, at der er en overskriftsrække, sorteres overskriften i selve dataene.
For at sikre, at dit dataområde genkendes korrekt, skal du bruge Ctrl+ Shift+ 8genvej til at se, hvad Excel vælger. Hvis det ikke svarer til dine forventninger, skal du enten ændre karakteren af dataene i din tabel eller vælge dataområdet, før du bruger Sort dialogboksen.
For at sikre, at overskrifter genkendes korrekt, skal du bruge Ctrl+ Shift+ 8 genvej for at vælge dataområdet, og se derefter på den første række. Hvis overskriften har tomme celler blandt dem, der er valgt i den første række, er den første række formateret ligesom den anden række, eller du har valgt mere end én overskriftsrække, så antager Excel, at der ikke er nogen overskriftsrække. For at rette dette skal du foretage ændringer i overskriftsrækken for at sikre, at Excel genkender dem.
Hvis din datatabel bruger overskrifter med flere rækker, kan Excel have svært ved at genkende dem. Problemet forværres, når du forventer, at Excel vil inkludere tomme rækker i den overskrift; det kan bare ikke gøre det automatisk. Du kan dog vælge de rækker, der skal sorteres, før du udfører sorteringen. Med andre ord, vær specifik i, hvad du vil have Excel til at sortere; lad ikke Excel gøre antagelserne for dig.
Gem datoer og tider som tekst
Hvis resultaterne af sortering efter dato ikke bliver som forventet, kan dataene i kolonnen, der indeholder sorteringsnøglen, indeholde datoer eller klokkeslæt gemt som tekstdata i stedet for som tal (datoer og klokkeslæt er formaterede taldata).
På billedet ovenfor havnede rekorden for A. Peterson nederst på listen, da den ud fra lånedatoen 5. november 2014 skulle ligge over rekorden for A. Wilson, som også har en lånedato den 5. november. Årsagen til de uventede resultater er, at lånedatoen for A. Peterson er blevet gemt som tekst i stedet for som et tal.
Blandede data og hurtige sorteringer
Når du bruger den hurtige sorteringsmetode med poster, der indeholder tekst- og taldata, sorterer Excel tal- og tekstdataene separat, og placerer posterne med tekstdata nederst på den sorterede liste.
Excel kan også inkludere kolonneoverskrifterne i sorteringsresultaterne og fortolke dem som blot endnu en række tekstdata i stedet for som feltnavnene for datatabellen.
Sorteringsadvarsler
Når du bruger dialogboksen Sorter, selv for sorteringer i én kolonne, viser Excel muligvis en advarsel om, at den har fundet data gemt som tekst og giver disse muligheder:
- Sorter alt, der ligner et tal, som et tal.
- Sortér numre og numre, der er gemt som tekst separat.
Den første mulighed placerer tekstdataene på den korrekte placering af sorteringsresultaterne. Den anden mulighed placerer posterne, der indeholder tekstdata, nederst i sorteringsresultaterne, ligesom den gør med hurtige sorteringer.
