En Access-database består af en eller flere tabeller, der indeholder relaterede oplysninger. Når du har oprettet sådan en tom database, kan du arbejde dig igennem alle tabellerne for at fylde dem med information.
Dette kan dog blive kedeligt og forvirrende. Det er svært at følge relationer mellem data i tabeller, mens du forsøger at indtaste data. Adgangsindtastningsformularer er et værdifuldt værktøj til dette. Du kan designe inputformularer, så du kan indtaste data i et logisk format
Lad os starte med at oprette et par enkle tabeller og derefter bygge en Access-indtastningsformular oven på dem.
Instruktionerne i denne artikel gælder for Access 2019, Access 365, 2016, 2013 og 2010, medmindre andet er angivet.
Oprettelse af tabeller i Access
Før du kan oprette en Access-indtastningsformular, skal du oprette et par tabeller, som dine formulardata vil gå ind i.
Microsoft Access er fantastisk til små virksomheder. Så for dette eksempel skal du oprette en Access-database til sporing af salgsoplysninger.
Denne database vil indeholde oplysninger om dit salgspersonale, månedlige salg og månedlige udgifter.
Sådan bygger du dit bord i Access:
-
Lancer en ny database i Access. Du vil se et tomt Tabel1.
Image -
Vælg Klik for at tilføje, og tilføj fem felter. Lav en kort tekst, en lang tekst, et stort tal, en kort tekst og to valutafelter.
Image -
Højreklik på hvert felt, vælg Omdøb felt, og skriv det nye feltnavn. Navngiv hvert felt Sælgerens navn, adresse, telefonnummer, måned, salg og udgifter.
Image - Når du har omdøbt alle felterne, er du klar til at gå videre til næste trin.
Nu hvor din tabel er klar til data, er det tid til at bygge en formular til at indtaste alle data.
Feltet med stort tal er kun tilgængeligt i Access 2019 eller senere. I tidligere versioner af Access skal du bruge et strengfelt til at registrere data som et telefonnummer.
Opret en adgangsinputformular
Du begynder med at oprette en simpel formular, der giver dig mulighed for at arbejde med Tabel1-tabellen.
Her er den trinvise proces for at oprette din nye inputformular:
-
Vælg Opret i menuen, og vælg Form Wizard.
Image -
Vælg >> knappen for at vælge alle felter i tabellen.
Image - Vælg knappen Next for at fortsætte.
-
Vælg det formularlayout, du ønsker. Justified er et godt, attraktivt udgangspunkt. Husk, at dette kun er et udgangspunkt. Du kan ændre formularens faktiske udseende senere i processen.
Image - Vælg knappen Next for at fortsætte.
- Giv formularen en titel, og vælg derefter den relevante alternativknap for enten at åbne formularen i "Skærmbillede af færdiggørelse af adgangsformularguiden." id=mntl-sc-block-image_1-0-6 /> alt="
-
Vælg knappen Finish for at generere din formular.
Brug af formularen
Når du har oprettet formularen, kan du interagere med den, som du vil.
Layoutvisningen giver dig mulighed for at tilpasse udseendet af specifikke felter og selve formularen. "Skærmbilledet af brug af en adgangsformular." id=mntl-sc-block-image_1-0-8 /> alt="
Når du trykker på Tab-tasten i det sidste felt, gemmer den den sidste post, du var ved at redigere, i tabellen og flytter til den næste tomme post.
Brug din nye Access-indtastningsformular til at indtaste nogle få poster i din tabel.
Du vil se, at blot ved at indtaste formulardata og trykke på tabulator, kan du hurtigt indtaste mange poster i tabellen uden den store indsats.
Som du kan se, er det meget hurtigere at indtaste data ved hjælp af en Access-indtastningsformular end at forsøge at indtaste data direkte i en Access-tabel.
Ændring af tabeldata
Ud over at tilføje nye data til en tabel, giver en Access-inputformular dig mulighed for at ændre data, der allerede er i en tabel.
Sådan virker det:
-
Rul frem og tilbage gennem posterne ved hjælp af ikonerne < eller >, eller brug Searchfelt for at søge efter data i et hvilket som helst felt i tabellen.
Image - Vælg Save i Records-gruppen i Home-menuen. Eller du kan trykke på tabulatortasten i det sidste formularfelt. En af disse muligheder gemmer din ændring.
-
Brug >-ikonet med en stjerne til højre for at springe med det samme for at indtaste en ny post, uanset hvilken post du ser i øjeblikket.
Image - Når du har nok data, kan du begynde at tilføje og linke nye tabeller og oprette nyttige rapporter.
Microsoft Access er et meget kraftfuldt værktøj til at spore alt fra et personligt bogbibliotek til hele din lille virksomhed. Formularer giver dig meget lettere adgang til alle de data, du har gemt i dine Access-tabeller.
