Key takeaways
- Fastmails planlagte afsendelse opdeler oprettelsen og leveringen af e-mail.
- Brug det som en påmindelse eller for at undgå at stresse kolleger i weekenden.
- E-mail er den bedste og værste måde at kommunikere på på arbejdet.
Har du nogensinde skrevet en e-mail søndag aften, så tøv, før du trykker på send. Planlagt afsendelse hjælper.
Veteran privatliv-første e-mail-udbyder Fastmail har lige tilføjet Scheduled Send, en funktion, der allerede findes i nogle andre apps og e-mail-tjenester, og en som sandsynligvis burde være standard for al e-mail. Det er en simpel funktion. Du kan skrive en e-mail, når det passer dig, og planlægge dens afsendelse på et tidspunkt, der passer bedre til modtageren.
"Jeg kan ikke lide at påtvinge folk, men nogle gange foretrækker jeg at arbejde sent eller i weekenden. Selvom folk hviler eller holder fri, vil de se din e-mail," freelance modestylist og fotograf Nuria Gregori. "Det forventes måske ikke, at du svarer på e-mails med det samme, men for freelancere føler du ofte, at du skal."
Send senere
Fastmails Scheduled Send-implementering vil ikke overraske dig overhovedet, hvilket er fantastisk. Du klikker bare på pilen ved siden af send-knappen og vælger fra rullelisten med forudindstillinger - senere i dag, i aften, i morgen og så videre. Hvis de ikke virker for dig, kan du vælge en nøjagtig dato og tid.
At adskille oprettelsen af en e-mail fra dens afsendelsestid giver flere gode muligheder. Som vi så ovenfor, kan du skrive en e-mail søndag aften og sende den i mere almindelig kontortid. Dette er ikke kun bedre for modtageren, men det kan skjule, at du arbejder i weekenden, hvilket er den slags ting, der kan føre til uønskede forventninger i fremtiden.
Det forventes måske ikke, at du besvarer e-mails med det samme, men for freelancere føler du ofte, at du skal.
Du kan også hente mails, der skal sendes på et bestemt tidspunkt, men som måske er, når du sover. Eller du kan time en e-mail til at ramme nogens indbakke, når de ankommer på arbejde, og sætte den - forhåbentlig - øverst på deres liste.
Andre hacks omfatter at sende tidsindstillede påmindelser til dig selv, holde personlige e-mails til dine venner indtil aftenen eller planlægge en e-mail til din chef til fredag aften, og derefter ignorere alle dine e-mails indtil mandag, hvis du vil.
Det handler om kontrol. Ved at have mere kontrol over din kommunikation kan du reducere mental overbelastning og stress.
Stressbuster
E-mail kan være en af de største kilder til stress i moderne arbejde. Du har muligvis en uendelig bunke ulæste beskeder, som du skal behandle. Hvad værre er, en vigtig e-mail kan glide igennem din opmærksomhed, skjult af alt det Fwd: Fwd: Fwd junk, der tilstopper din indbakke.
Og så er der forventningerne. Når du modtager en e-mail, er det i dit sind. Selvom afsenderen ikke forventer et svar, føler du dig sikkert forpligtet til at give et før snarere end senere, selvom det bare er for at håndtere det og få det væk fra tankerne.
Og fordi e-mail-planlægning er dikteret af afsenderen, dvs. alle kan lægge hvad som helst i din indbakke til enhver tid - du har ingen kontrol.
“E-mails er stadig den bedste måde at kommunikere på på arbejdspladsen. Men de fleste mennesker har ikke deres e-mails organiseret, sagde teknologireporter Radu Tyrsina til Lifewire via e-mail. "Det larmer over alt, og ingen af os har tålmodighed til at blive ved med at rense rodet hver anden dag."
Det er derfor sådan noget som planlagt afsendelse er vigtigt, men kun hvis alle bruger det og bruger det til det gode, ikke det ondes kræfter. Håndtering af arbejdse-mail skubbes over på brugeren, når mere ansvar bør ligge hos arbejdsgiveren.
Det tyske køretøjsfirma Daimler, som ejer Mercedes, har den rigtige idé. Når medarbejderne tager på ferie, bliver alle indkommende e-mails sendt til papirkurven. Der er ingen tilbagevenden fra ferie og håndtere to ugers e-mail. Afsendere modtager et automatisk svar, der fortæller dem, at de skal sende noget vigtigt igen, efter at medarbejderen vender tilbage til kontoret.
Dette er et godt eksempel på at fjerne stressen fra e-mail, men desværre falder det meste af ansvaret stadig på os, brugerne. Værktøjer som Planlagt afsendelse kan hjælpe, men indtil vi holder op med at behandle e-mail som et dump for at få ting ud af vores egne indbakker, som et sted at kræve øjeblikkelige svar, og som noget, vi tjekker uophørligt, vil e-mail forblive stressende.
