Microsoft Access - en del af Microsoft 365 kontorpakken - tilbyder en robust relationsdatabase i desktopklassen, der ikke behøver en server for at køre. Access-databaser arbejder ud fra en fast fil på din harddisk eller en netværksshare og tilbyder sofistikerede værktøjer til at oprette tabeller, forespørgsler, formularer og rapporter.
Kom godt i gang og vigtige vilkår for adgang
Start Microsoft Access. Fra menupunktet Opret skal du vælge Tabel. En tabel er den grundlæggende lagerenhed i en database. Inden i et objekt, f.eks. en tabel, lagres information i kombinationer af attributter/værdier.
Her er nogle vigtige vilkår, du bør kende, når du bruger Access:
- Felter: Dataelementer i en tabel, der svarer til kolonner.
- Database: En database er en række veldefinerede objekter, du forbinder med relationer.
- Form: En grafisk front-end, hvor du indtaster oplysninger i en tabel.
- Forespørgsler: En forespørgsel destillerer en delmængde af en eller flere tabeller for at nå frem til et unikt sæt informationer undervejs.
- Records: Dataelementer i en tabel, der svarer til rækker.
- Rapporter:Indholdet af en tabel eller resultaterne af en forespørgsel. Rapporter er udskrivbare opsummeringer af information.
- Tables: Strukturerede, veldefinerede samlinger af attributter. En tabels organisation kommer fra felter (kolonner) og poster (rækker).
Relationships of Objects in Access
Alle tabeller relaterer til hinanden gennem en række relationer. Microsoft Access er et relationelt databasestyringssystem, hvilket betyder, at det håndhæver regler, der styrer, hvordan data i én tabel relaterer sig til data i en anden tabel.
Sådan bruges formularer i Access
Brug en formular til at lette den velordnede indtastning af poster i databasen. Formularer er grafiske værktøjer, der er optimeret til at understøtte dataindtastning. I stedet for at tilføje oplysninger til tabellen direkte, vil brugerne indtaste dem i en formular, som er nemmere at navigere og læse.
Bundlinje
Resultaterne af en forespørgsel matcher ikke perfekt resultaterne af en tabel. I stedet trækker en forespørgsel fra en eller flere tabeller ved hjælp af avancerede filtrerings- og sorteringsregler for at returnere et tabellignende resultat, der feeder en rapport eller en struktureret eksportfil.
Rapporter i Access
Brug en rapport til at tage resultaterne af en forespørgsel eller indholdet af en tabel og oprette en læsbar version, som du nemt kan udskrive eller dele på en skærm. Rapporter opsummerer hele eller dele af en tabels indhold.
Bundlinje
Microsoft Access er et frontend-rapporteringsværktøj, der trækker data fra testfiler, Excel-regneark, SQL- eller Azure-databaser, Microsoft Outlook eller snesevis af andre informationskilder. Ved at importere linkede tabeller eller importerede datakilder kan du frit bruge Access som forespørgselsværktøj og rapporteringsagent. Access understøtter også udgivelse af rapporter og data til andre databaser og Microsoft SharePoint-platformen.
Outputformater i Access
For det meste forbliver information i en Access-database i den. Forespørgsler og rapporter eksporteres dog rent ud af databasen i Excel-, almindelig tekst-, XML-, PDF- eller XPS-formater. Derudover feeder Access Microsoft Outlook og Microsoft Word distributionslister.
