Hvad du skal vide
- Brug thumbnails: Gå til File > Info > Properties > Advanced Properties > Resumé, og tjek Gem miniaturebilleder for alle Word-dokumenter.
- Opdater egenskaber: Gå til File > Info > Properties > Advanced Properties > Resumé. Indtast kommentarer, søgeord og andre oplysninger.
- Andre tips: Opret mapper til at gemme og sortere dine Word-filer, og brug et konsekvent filnavningssystem til hurtigt at finde de filer, du ønsker.
Denne artikel giver forslag til organisering af dine Microsoft Word-filer. Instruktionerne dækker Word 2019 til 2010 og Word til Microsoft 365.
Gem alle Word-filer med miniaturebilleder
Gemning af Word-filer med et eksempelbillede eller miniaturebillede gør det nemmere at identificere det dokument, du skal bruge, uden at åbne det.
For at gemme alle Word-dokumenter med en forhåndsvisning eller et miniaturebillede:
-
Åbn et tomt eller eksisterende dokument i Microsoft Word, og gå derefter til fanen File.
Image -
Vælg Info.
Image -
Vælg Properties rullemenuen, og vælg Advanced Properties.
Image -
I dialogboksen Properties skal du gå til fanen Summary.
Image -
Vælg afkrydsningsfeltet Gem miniaturer for alle Word-dokumenter.
Image -
Vælg OK.
Image
Opdater Word-dokumentegenskaber
Hvis du arbejder med flere Word-dokumenter, der har lignende navne og placeringer, skal du bruge funktionen Word-dokumentegenskaber.
-
Åbn det dokument, som du vil tilføje beskrivende egenskaber til, og gå derefter til fanen File.
Image -
Vælg Info.
Image -
Vælg Properties rullemenuen, og vælg Advanced Properties.
Image -
I dialogboksen Properties skal du gå til fanen Summary.
Image -
Indtast kommentarer, nøgleord, kategorier, en titel og emneoplysninger for at hjælpe dig med at skelne mellem dine filer.
Image - Vælg OK for at anvende ændringerne og lukke dialogboksen. Når det er tid til at lave en søgning, kan Word finde præcis det, du har brug for.
Lav mapper på din computer, og brug dem
Opsæt én mappe til dine Word-dokumenter, og navngiv den noget, du ikke vil glemme, såsom MyWordDocs Udfyld den med mapper navngivet på en måde, der giver mening for dig, og brug disse mapper til at gemme og sortere dine Word-filer. Hvis du f.eks. producerer ugentlige mødenotater, skal du lave en mappe til disse notater og inkludere yderligere mapper i den i måneder eller år.
Hvis du har mange års Word-dokumenter på din computer og ikke har tid til at åbne hver enkelt og beslutte, om du vil beholde den eller ej, så lav en mappe for hvert år og flyt dokumenter til disse mapper. Dette er en god måde at gemme ældre filer på, indtil du har tid til at organisere filerne på en måde, der fungerer for dig.
Brug et konsistent filnavnesystem
Etabler et navngivningssystem for hurtigt at finde de filer, du ønsker. Der er mange måder at navngive dine filer på. Vælg et navnesystem, og brug det konsekvent.
Her er et par forslag:
- Medtag dokumenttypen i filnavnet, f.eks. kontrakt, lejekontrakt eller nyhedsbrev. På denne måde kan du se på filnavnet for at finde en fil.
- Begynd filnavnet med klientens navn (eller modtagerens efternavn, hvis dokumenterne er bogstaver).
- Inkluder datoen i filnavnet.
Take Your Time
Hvis din computers harddisk mangler lagerplads, skal du ikke løse dine organisatoriske opgaver på én gang. Bryd jobbet i håndterbare stykker, og brug 15 minutter om dagen på at arbejde på det.
Når du organiserer Word-filer på din computer, skal du lægge hver fil i en af de mapper, du har lavet, oprette en ny mappe eller slette filer, du ikke længere har brug for. Hvis du ikke er sikker på, hvad du skal gøre med en fil, skal du lægge den i en mappe med titlen HoldUntilDate og vælge en dato i fremtiden, som hvis du ikke har åbnet mappen inden da, vil føle sig tryg ved at slette det.
Uanset hvilken type mappe du laver, så læg disse mapper i din hovedmappe i Word, så du ved, hvor du skal lede.
