Hvad du skal vide
- Før du digitaliserer dine filer, skal du oprette mapper og undermapper for at organisere filerne.
- Sørg for, at scanneren eller printeren understøtter OCR-software (Optical Character Recognition), og at du har OCR-software installeret.
- Processen er forskellig afhængig af, om du vil scanne et dokument på Mac eller scanne et dokument på Windows.
Digitalisering af papirdokumenter kan hjælpe, når du organiserer dit vigtige papirarbejde. Digitale filer, inklusive PDF'er, kan konverteres til søgbare filer ved hjælp af optisk tegngenkendelse (OCR) software, der typisk leveres med en printer. Det betyder, at dine oplysninger ikke fylder, og det er nemmere at finde. Du kan også gemme dine digitale filer på cd eller dvd, på et flashdrev, i en online lagringsfacilitet. Sådan organiserer du dine scannede dokumenter.
Sådan bruger du en scanner til at blive organiseret
Her er nogle trin, du kan tage for at organisere din virksomhed eller dit hjem ved hjælp af en scanner. Du skal bruge en dokumentscanner for at få dette til at fungere. Det behøver ikke at være dyrt eller fancy. Hvis du ikke har en, så start med disse anmeldelser af fotoscannere og dokumentscannere for nogle bedste køb.
Hvis du ikke vil have en separat scanner, vil en billig alt-i-en-printer klare opgaven.
-
Gennem dit papirarbejde og afgør, hvad du kan digitalisere, og hvad du trygt kan smide.
Dette vil sandsynligvis tage noget tid. Arbejd i små intervaller, hvis det er nødvendigt.
-
Før du digitaliserer dine filer, skal du oprette mapper og undermapper til at gemme filerne. Tænk over de kategorier, du har brug for, og opret en mappe for hver. Læg kreditkortkvitteringer i én mappe, bilforsikringspapirer i en anden. Telefonregninger, købmandskvitteringer, boligreparationsregninger og så videre kan placeres i separate mapper. Inden for hver mappe skal du oprette undermapper for hvert år (eller måned). Det er nemmere at starte med et organiseret system og tilføje nyt papirarbejde til den rigtige fil, end det er at omarrangere systemet, hver gang en ny kvittering scannes.
Hvis du vil oprette en ny mappe i Windows, skal du højreklikke på skrivebordet og vælge New > Folder Gentag dette trin, mens du er inde i den nye mappe for at oprette en undermappe. For at oprette en ny mappe i Mac skal du vælge File > New Folder, eller trykke på Shift+ Command +N
-
Sørg for, at scanneren eller printeren kom med OCR-software (Optical Character Recognition). Dette giver dig mulighed for at scanne dokumenter til PDF-format og redigere filerne. Der er en god chance for, at anstændig OCR-software er installeret på din Windows-computer.
Hvis OCR-software ikke er installeret på din computer, er ABBYY FineReader og Adobe Acrobat Pro DC populære valg.
-
Det er tid til at scanne dine dokumenter. Præcis hvordan du gør dette afhænger af den type scanner og software du bruger.
Lifewire har vejledninger til scanning af dokumenter på Windows og Mac.
- Når du er færdig med at digitalisere dokumenter, skal du holde styr på det fysiske papirarbejde. Sørg for, at du automatisk scanner dokumenter, hver gang du får nye kvitteringer eller papirarbejde. Ellers vil papirerne begynde at hobe sig op igen.
