Hvad du skal vide
- Du kan oprette en i MS 365-administrationscenteret under Grupper > Delte postkasser. Vælg Tilføj en postkasse, og følg trinene derfra.
- Alle, der er tildelt en delt Microsoft Office 365-postkasse, har adgang til alt i den: indgående e-mails, svar, videresendelser osv.
- Office 365-brugere skal have et Microsoft Exchange Online-abonnement for at få adgang til delt e-mail.
Denne artikel forklarer, hvordan man føjer brugere til en delt Outlook-postkasse, og hvordan man bruger delte postkasser i Outlook, på nettet og fra en mobilapp. Disse instruktioner gælder for Office 365 til Windows og macOS; Outlook 2019, 2016, 2013 og 2010; Outlook til iOS og Android; og Outlook på nettet.
Sådan opretter du en delt postkasse i Office 365
Du kan oprette lige så mange delte postkasser, som du har brug for, men hver bruger, du tildeler postkassen, skal have et Microsoft 365-abonnement. Sådan konfigurerer du en delt postkasse:
-
Log ind på Microsoft 365-administrationscenteret med din globale Microsoft 365-administratorkonto eller loginoplysninger for Exchange-administratorkonto.
Microsoft 365-administrationscenteret var tidligere kendt som Office 365-administrationscenteret.
-
Vælg Grupper > Delte postkasser i navigationsruden.
Image - Vælg Tilføj en postkasse på siden Delte postkasser.
-
På Add a postbox-siden skal du indtaste et navn til den delte postkasse i feltet Name.
Image -
Et postkassealias oprettes automatisk i feltet Email, men du kan ændre aliaset, hvis du vil. Når du har navngivet den delte postkasse, skal du vælge Add.
Image - Vælg Føj medlemmer til denne postkasse under Næste trin.
- Vælg Tilføj medlemmer på siden Add Shared Mailbox members.
-
Under Members skal du markere afkrydsningsfeltet ud for hver person, der vil have adgang til den delte postkasse. Når du er færdig, skal du vælge Gem og derefter Close.
Hvis du ikke kan se en persons navn på listen, skal du vælge Søg og indtaste personens navn.
Sådan gemmer du sendt e-mail i den delte postkasse
Når en bruger sender en e-mail-besked fra den delte postkasse, gemmes en kopi af denne meddelelse i denne brugers Sendte elementer-mappe, ikke i den delte postkasse. Hvis du vil gemme disse e-mails i den delte postkasse, skal du redigere indstillingerne for den delte postkasse.
For at gemme sendte e-mail-beskeder i den delte postkasse skal du udføre følgende trin:
- Log ind på Microsoft 365-administrationscenteret, og vælg Grupper > Delte postkasser i navigationsruden.
- Vælg din delte postkasse.
-
Vælg Rediger ud for Sendte elementer.
Image - Indstil både Kopiér elementer sendt som denne postkasse og Kopiér elementer sendt på vegne af denne postkasse til On , og vælg derefter Gem.
Sådan bruger du den delte postkasse i Outlook 2016, Outlook 2013 og Outlook 2010
Når du konfigurerer den delte postkasse, behøver andre brugere ikke at gøre noget for at vise den delte postkasse i desktopversionen af Outlook. Den delte postkasse vises automatisk i Outlook-sidebjælken.
For at sende en e-mail fra den delte postkasse skal du udføre følgende trin:
- Vælg fanen Hjem øverst i Outlook.
-
Vælg Ny e-mail for at oprette en ny besked.
Image - Vælg Fra i den nye e-mail-meddelelse, og vælg derefter den delte postkasse.
- Skriv din besked, og vælg Send.
Sådan får du adgang til den delte postkasse i Outlook på nettet
Hvis du vil arbejde med den delte postkasse i en webbrowser, skal du manuelt tilføje postkassen. For at tilføje den delte postkasse til Outlook på nettet skal du udføre følgende trin:
- Log ind på din Microsoft 365-konto, og vælg derefter Outlook-appen.
- Højreklik på Folders (eller dit postkassenavn) i navigationsruden, og vælg derefter Add shared folder.
- Indtast e-mail-adressen på den delte postkasse i Add shared folder dialogboksen, og vælg derefter Add.
Sådan tilføjer du delte postkasser til Outlook Mobile-appen
Hvis du vil have adgang til en delt postkasse fra din smartphone eller tablet, skal du følge disse trin:
- Start Outlook-appen til iOS eller Android, og log ind på din konto.
-
Tryk på Tilføj konto i venstre rude, og tryk derefter på Tilføj en delt postkasse.
Hvis du har flere Outlook-konti, skal du vælge den, der har adgang til den delte postkasse.
-
Indtast e-mail-adressen. Når processen er fuldført, bør du se din delte postkasse under dine konti i Outlook-appen.
Hvis du vil fjerne en delt postkasse fra Outlook-appen, skal du gå til Settings > Accounts og derefter trykke på den delte postkasse og vælg Slet konto.
Hvad er en delt postkasse i Office 365?
Hver person, der er tildelt en delt Office 365-postkasse, har fuld adgang til alle meddelelserne i den. Medlemsbrugere kan læse indgående e-mails, besvare meddelelser, videresende meddelelser og se, hvordan andre har reageret.
Når et teammedlem svarer på en e-mail-besked fra den delte postkasse, sendes e-mailen fra den delte adresse i stedet for den enkeltes e-mailadresse, så alles oplysninger forbliver fortrolige. Når det er sagt, har delte postkasser typisk ikke brugernavne eller adgangskoder, hvilket skaber nogle sikkerhedsproblemer.
Hvorfor bruge en delt postkasse?
Delte postkasser er ideelle til kundeservice eller marketingafdelinger, der ønsker, at indgående e-mail-beskeder skal besvares af det næste ledige teammedlem. Delte postkasser kommer også med en delt kontaktliste og en delt kalender, så medlemmer af gruppen kan oprette aftaler på et centr alt sted, som alle medlemmer kan se.
