Microsoft Teams har en række værktøjer til at øge produktiviteten og forbedre kommunikationen mellem medarbejdere med tekstchat, tale- og videoopkald, fildelingsfunktionalitet, online vagtposter og dets delte kalendere.
Microsoft Teams' delte kalenderfunktion gør det muligt for gruppemedlemmer at oprette møder direkte i Teams-appen, angive detaljer og tilføje andre medlemmer, så de ikke kun får besked om begivenheden, men får den føjet til deres synkroniserede Microsoft Teams også kalender.
Denne artikel gælder for Microsoft Teams-apps på Windows 10-, iOS- og Android-enheder ud over webversionen.
Sådan fungerer Microsoft Teams-kalendere
Microsoft Teams er et samarbejdsværktøj designet til organisationer eller grupper og er således struktureret med et gruppe- eller teamfokus i tankerne. Du kan muligvis logge ind på en Microsoft Teams-gruppe med din almindelige e-mail, men som oftest tildeles du en firma-e-mail, som du bruger til at få adgang til Teams og andre relaterede Microsoft 365-apps og -tjenester.
Microsoft Teams-appen har én hovedkalender, der er tildelt hele din gruppe eller organisation. Gruppemedlemmer kan tilføje møder eller begivenheder til denne kalender, som automatisk vises i kalenderen for andre medlemmer. Enkeltpersoner kan også føjes til kalenderbegivenheder eller møder, hvis de skal deltage.
Teknisk kaldes den indbyggede (eller standard) kalender gruppekalenderen, mens eksterne kalendere, der deles inden for Microsoft Teams, er delte kalendere. Disse udtryk blandes dog ofte sammen, og skelnen mellem dem er sløret.
Det er en god idé at henvise til kalendere i Microsoft Teams ved hjælp af unikke navne i stedet for at bruge delt eller gruppeudtryk for at undgå forvirring.
Kalendere kan også deles i Microsoft Teams fra Outlook eller andre planlægningstjenester såsom Google Kalender.
Sådan opretter du en Microsoft Teams-delt kalenderbegivenhed
Her er processen til at oprette en begivenhed, kaldet et møde i Microsoft Teams, der kan deles med andre gruppemedlemmer og automatisk føjes til gruppekalenderen.
Dette eksempel bruger Windows 10 Microsoft Teams-appen, men disse instruktioner og de anvendte menuer er identiske på tværs af alle de andre versioner.
- Åbn Microsoft Teams-appen.
-
Vælg Calendar.
Image -
Klik Nyt møde.
Image -
Vælg den relevante tidszone fra rullemenuen øverst på skærmen.
Image Du behøver ikke bekymre dig om, hvilken tidszone dine teammedlemmer befinder sig i, da tidspunktet for dit møde automatisk tilpasses dem.
-
Indtast et navn til dit møde i Add title field.
Image -
I feltet Tilføj påkrævede deltagere skal du indtaste navnene på de personer, du vil have besked om begivenheden. Når du begynder at skrive, skal navnene automatisk vises, som du kan vælge.
Image Hvis du vil dele denne kalenderbegivenhed med personer, der ikke er i din Microsoft Teams-gruppe, eller måske ikke engang bruger Microsoft Teams, kan du gøre det ved at indtaste deres fulde e-mail-adresse i stedet for deres navn.
Klik Valgfri for at tilføje gruppemedlemmer, som du gerne vil vide om mødet, men ikke behøver at deltage i.
Når mødet er oprettet, vil alle inviterede parter blive sendt en invitation til deres tilknyttede e-mailadresse.
-
Næste, angiv start- og sluttidspunkt for dit møde.
Image -
Klik Gentager ikke for at åbne en menu og gøre mødet til en almindelig begivenhed, hvis det skal være tilbagevendende. For eksempel vil du måske gerne have det samme møde hver ugedag, ugentlig eller en gang om måneden.
Image -
Klik Tilføj kanal, hvis dit møde er specifikt for en bestemt kategori i din virksomheds Microsoft Teams-opsætning. Det kan f.eks. være en god ide at placere det i en Managers-kanal, så kun de teammedlemmer, der bruger den kanal, ved, at et møde finder sted.
Image Du kan lade mange af disse felter stå tomme, hvis du ønsker det.
-
Næste er feltet Add location. På trods af dets navn er dette faktisk ikke til at angive en fysisk placering. Dette er i stedet for at vælge et tilsluttet Microsoft Teams-aktiveret lokalesystem eller konferencetelefonenhed.
Hvis din virksomhed ikke bruger sådanne enheder, behøver du ikke bekymre dig om at udfylde dette felt.
Image -
I det store felt nederst på skærmen skal du indtaste detaljer for mødefeltet, indtaste en beskrivelse af dit møde, en mødedagsorden eller en besked til deltagerne.
Image -
Klik til sidst Send. Dette tilføjer begivenheden til din Microsoft Teams-kalender og inviterer dem, du har tilføjet. Når de svarer, vil begivenheden også automatisk blive tilføjet til deres kalendere.
Image Hvis du ikke har tilføjet nogen til begivenheden, får du vist Gem-knappen i stedet. Dette vil simpelthen gemme begivenheden i din personlige Microsoft Teams-kalender.
Hvad gør Microsoft Teams planlægningsassistent?
Planlægningsassistenten, der vises, når du opretter et møde i Microsoft Teams på en computer, er en alternativ måde at oprette eller redigere en begivenhed på. Den bruger en mere visuel brugergrænseflade, der viser mulighederne nede i venstre side af skærmen og lader dig vælge en tidsperiode med musen, som automatisk foretager ændringerne til tidsplanen.
Den virkelige fordel ved Planlægningsassistenten er, hvordan den viser alle gruppemedlemmernes tidsplaner. Dette gør det nemt at se, hvilke tidspunkter og dage alle er tilgængelige og fjerner besværet med at skulle spørge gruppemedlemmer, hvilket tidspunkt der passer dem bedst.
Tidsplaner vises kun i planlægningsassistenten, hvis de er blevet indtastet i Microsoft Teams af administratoren eller andre brugere. Hvis din organisation ikke bruger Microsoft Teams til at administrere tidsplaner, vil denne funktion ikke være nyttig.
Microsoft Teams' planlægningsassistent er et helt valgfrit værktøj, selvom nogle måske foretrækker det frem for standardindstillingen for oprettelse af møder.
Sådan accepterer du en Microsoft Teams-kalenderinvitation
Når du er blevet føjet til et møde i en Microsoft Teams-kalender, bør du næsten øjeblikkeligt modtage en invitation via e-mail.
Når du modtager denne e-mail, skal du klikke på linket Deltag i Microsoft Teams Meeting for at acceptere invitationen. Microsoft Teams-appen åbner og føjer dig til begivenheden. Hvis du ikke har Microsoft Teams installeret, bliver du bedt om at installere det.
Hvis du ikke har modtaget en invitation, skal du kontakte begivenhedsskaberen for at sikre, at de brugte den korrekte e-mailadresse. Du vil måske også tjekke din spam- eller uønskede e-mail-mappe.
Nogle e-mail-tjenester kan bede dig om at tilføje disse Microsoft Teams-begivenheder til deres eget kalendersystem. Du kan gøre dette, hvis du vil, men du skal stadig klikke på tekstlinket i e-mailen for at acceptere invitationen.
Sådan bruges Outlook Teams Oprettelse og deling af begivenheder
Microsoft Teams kræver en Microsoft-konto for at kunne bruge. Norm alt vil din virksomhed eller organisation give dig en ny Microsoft-konto, som kan bruges til at få adgang til Microsoft Teams og en række andre Microsoft Office-tjenester.
E-mailen, der er knyttet til denne Microsoft-konto, kan bruges til at logge på Outlook, og fordi denne konto også bruges til at få adgang til Teams, kan kalendermøder oprettes i Outlook og automatisk synkroniseres til Microsoft Teams.
For at dette skal fungere, skal du bruge den samme Microsoft-konto til Outlook og Microsoft Teams. Du kan f.eks. ikke bruge din personlige Outlook-e-mail-konto til at oprette en begivenhed til en Microsoft Teams-arbejdskalender.
Dette kan gøres både med Outlook-apps og via weboplevelsen, og hele processen er næsten identisk med, hvordan du ville lave et møde i Microsoft Teams som vist ovenfor.
For at få adgang til kalenderen i Outlook skal du blot klikke på Calendar-ikonet nederst i venstre menu. Når kalenderen er åben, skal du klikke på en dag for at starte begivenhedsoprettelsesprocessen.
Hvis du ønsker, at en begivenhed lavet i Outlook skal registreres i Teams, skal du aktivere kontakten ved siden af Teams-møde, , som kan findes ved siden af Søg efter et værelse eller en placering tekst. Hvis du ikke gør det, aktiveres Microsoft Teams delte kalenderfunktionalitet ikke, og begivenheden vil blot være en grundlæggende begivenhed i din Outlook-kalenderplan.
Sådan deler du endnu en kalender i Microsoft Teams
Mens Microsoft Teams har sin egen indbyggede kalenderfunktion, er det også muligt at importere yderligere kalendere fra Outlook, Google eller enhver anden planlægningstjeneste, der giver en delbar webadresse til sine kalendere.
Dette kan være nyttigt, hvis dit team bruger en anden app eller tjeneste til at administrere begivenheder uden for Microsoft Office-økosystemet.
Dette eksempel bruger Google Kalender, men processen er identisk for andre sådanne tjenester.
- Åbn Google Kalender i en webbrowser som norm alt.
-
Hold musemarkøren over et kalendernavn, så de tre prikker vises til højre for navnet. Klik på tre prikker for at åbne menuen.
Image -
Klik Indstillinger.
Image -
Klik på webadressen under Offentlig URL til denne kalender, og tryk på Ctrl + Vfor at kopiere det til din udklipsholder.
Image -
Åbn Microsoft Teams, og gå til en gruppe eller chat, som du vil føje kalenderen til.
Image -
Klik på +-symbolet øverst på skærmen.
Image -
Klik Website.
Image -
Indsæt din kalenders adresse i feltet URL.
Image Du kan også tilføje et brugerdefineret navn til det ved at skrive i feltet Fanenavn og vælge, om du vil advare gruppen om kalenderens tilføjelse ved at markere feltet ud for Send til kanalen om denne fane.
-
Klik Gem.
Image Din kalender vil nu blive delt i Microsoft Teams og kan ses af alle på denne nye tilpassede fane.
Sådan redigeres et Microsoft Teams-møde
For at redigere et Microsoft Teams-møde, som du har oprettet eller har adgang til, skal du blot klikke på det fra din kalender i Microsoft Teams-appen og foretage ændringerne i de relevante felter.
Du kan tilføje eller fjerne deltagere, ændre tidspunktet eller stedet og også redigere begivenhedens navn og beskrivelse. Bare sørg for at klikke på Send Update, når du er færdig for at gemme ændringerne.
Hvis ændringerne ikke vises for dig eller dine teammedlemmer, kan du prøve at lukke appen helt og derefter genåbne den.
Du kan også redigere Teams-begivenheder i Outlook ved at åbne begivenheden i kalenderen og derefter klikke på Rediger.
