Sådan sorteres data i Excel

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 06:43

Når du har store mængder data, kan det være overvældende, hvis det ikke er sorteret korrekt i din projektmappe. Lær forskellige metoder til at sortere data i Excel for at blive mere produktive og for at gøre dine regneark nemmere at administrere.

Instruktionerne i denne artikel gælder for Excel 2019, 2016, 2013, 2010; Excel til Microsoft 365, Excel Online og Excel til Mac.

Vælg data, der skal sorteres

Før data kan sorteres, skal Excel kende det nøjagtige område, der skal sorteres. Excel vil vælge områder med relaterede data, så længe dataene opfylder disse betingelser:

• Der er ingen tomme rækker eller kolonner i et område med relaterede data.
• Blanke rækker og kolonner er mellem områder med relaterede data.

Excel bestemmer, om dataområdet har feltnavne, og udelukker rækken fra de poster, der skal sorteres. At lade Excel vælge det område, der skal sorteres, kan være risikabelt, især med store mængder data, som er svære at kontrollere.

For at sikre, at de korrekte data er valgt, skal du fremhæve området, før du starter sorteringen. Hvis det samme område vil blive sorteret gentagne gange, er den bedste fremgangsmåde at give det et navn.

Sorteringsnøgle og sorteringsrækkefølge i Excel

Sortering kræver brug af en sorteringsnøgle og en sorteringsrækkefølge. Sorteringsnøglen er dataene i den eller de kolonner, du vil sortere, og identificeres ved kolonneoverskriften eller feltnavnet. På billedet nedenfor er de mulige sorteringsnøgler Student ID, Navn, Alder, Program og Started Month.

Sorter data hurtigt

For at udføre en hurtig sortering skal du vælge en enkelt celle i kolonnen, der indeholder sorteringsnøglen. Vælg derefter, hvordan du vil have data sorteret. Sådan gør du:

1. Vælg en celle i kolonnen, der indeholder sorteringsnøglen.
2. Vælg Hjem.
3. Vælg Sortér og filtrer for at åbne rullemenuen med sorteringsmuligheder.
4. Vælg, hvordan du vil sortere dataene. Vælg enten stigende eller faldende rækkefølge.

Når du bruger Sorter og filtrer, ændres sorteringsrækkefølgen på rullelisten afhængigt af typen af data i det valgte område. For tekstdata er indstillingerne Sortér A til Z og Sorter Z til A. For numeriske data er indstillingerne Sortér mindste til største og Sortér størst til mindste.

Sortér flere kolonner med data i Excel

Ud over at udføre en hurtig sortering baseret på en enkelt kolonne med data, giver Excels brugerdefinerede sorteringsfunktion dig mulighed for at sortere på flere kolonner ved at definere flere sorteringsnøgler. Ved sortering med flere kolonner identificeres sorteringsnøglerne ved at vælge kolonneoverskrifterne i dialogboksen Sorter.

Som med en hurtig sortering, er sorteringsnøglerne defineret ved at identificere kolonneoverskrifterne eller feltnavnene i tabellen, der indeholder sorteringsnøglen.

Sortér på flere kolonner Eksempel

I eksemplet nedenfor er dataene i området A2 til E12 sorteret på to kolonner med data. Dataene sorteres først efter navn og derefter efter alder.

For at sortere flere kolonner med data:

1. Fremhæv området af celler, der skal sorteres. I dette eksempel er cellerne A2 til E12 valgt.
2. Vælg Hjem.
3. Vælg Sortér og filtrer for at åbne rullelisten.
4. Vælg Custom Sort for at åbne dialogboksen Sorter.
5. Sæt et flueben ud for Mine data har overskrifter.
6. Under kolonneoverskriften skal du vælge Sortér efter pil ned, og vælg Navn fra rullelisten for først at sortere dataene ved kolonnen Navn.
7. Under overskriften Sorter efter skal du lade indstillingen være Celleværdier. Sorteringen er baseret på de faktiske data i tabellen.
8. Under ordreoverskriften, vælg pil ned og vælg Z til A for at sortere navnedataene i faldende rækkefølge.
9. Vælg Tilføj niveau for at tilføje en anden sorteringsmulighed.
10. Under kolonneoverskriften, vælg Derefter ved pil ned og vælg Alder for at sortere poster med duplikerede navne efter kolonnen Alder.
11. Under ordreoverskriften skal du vælge Largest to Mindest fra rullelisten for at sortere aldersdataene i faldende rækkefølge.
12. Vælg OK for at lukke dialogboksen og sortere dataene.

Som et resultat af at definere en anden sorteringsnøgle, vist i eksemplet nedenfor, sorteres de to poster med identiske værdier for feltet Navn i faldende rækkefølge ved hjælp af feltet Alder. Dette resulterer i rekorden for den studerende Wilson J., 21 år, før rekorden for Wilson P., 19 år.

Den første række: kolonneoverskrifter eller data

Det udvalgte dataområde til sortering i eksemplet ovenfor omfattede kolonneoverskrifterne over den første række af data. Denne række indeholder data, der er forskellige fra dataene i efterfølgende rækker. Excel fastslog, at den første række indeholder kolonneoverskrifterne og justerede de tilgængelige muligheder i dialogboksen Sorter for at inkludere dem.

Excel bruger formatering til at bestemme, om en række indeholder kolonneoverskrifter. I eksemplet ovenfor er kolonneoverskrifterne en anden skrifttype end dataene i resten af rækkerne.

Hvis den første række ikke indeholder overskrifter, bruger Excel kolonnebogstavet (som f.eks. kolonne D eller kolonne E) som valg i kolonneindstillingen i dialogboksen Sorter.

Excel bruger denne forskel til at bestemme, om den første række er en overskriftsrække. Hvis Excel laver en fejl, indeholder dialogboksen Sorter afkrydsningsfeltet Mine data har overskrifter, der tilsidesætter dette automatiske valg.

Sorter data efter dato eller tid i Excel

Ud over at sortere tekstdata alfabetisk eller tal fra største til mindste, inkluderer Excels sorteringsmuligheder sortering af datoværdier. Tilgængelige sorteringsordrer tilgængelige for datoer omfatter:

• Stigende rækkefølge: Ældst til nyeste.
• Faldende rækkefølge: Nyeste til ældste.

Hurtig sortering vs. sorteringsdialogboks

Datoer og tidspunkter, der er formateret som taldata, såsom Dato Borrowed i eksemplet ovenfor, brug den hurtige sorteringsmetode til at sortere på en enkelt kolonne. For sorteringer, der involverer flere kolonner med datoer eller tidspunkter, skal du bruge dialogboksen Sorter på samme måde som at sortere flere kolonner med tal- eller tekstdata.

Sortér efter dato Eksempel

For at udføre en hurtig sortering efter dato i stigende rækkefølge, fra ældste til nyeste:

1. Fremhæv området af celler, der skal sorteres. For at følge eksemplet ovenfor skal du fremhæve cellerne G2 til K7.
2. Vælg Hjem.
3. Vælg Sortér og filtrer for at åbne rullelisten.
4. Vælg Custom Sort for at åbne dialogboksen Sorter.
5. Under kolonneoverskriften skal du vælge Sortér efter pil ned, og vælg Borrowed for først at sortere dataene efter den lånte dato.
6. Under overskriften Sorter efter skal du vælge Celleværdier. Sorteringen er baseret på de faktiske data i tabellen.
7. Under overskriften Sorteringsrækkefølge skal du vælge Ældst til nyeste fra rullelisten.
8. Vælg OK i dialogboksen for at lukke dialogboksen og sortere dataene.

Hvis resultaterne af sortering efter dato ikke bliver som forventet, kan dataene i kolonnen med sorteringsnøglen indeholde datoer eller klokkeslæt gemt som tekstdata i stedet for som tal (datoer og klokkeslæt er kun formaterede taldata).

Blandede data og hurtige sorteringer

Når du bruger den hurtige sorteringsmetode, hvis poster, der indeholder tekst- og taldata blandes sammen, sorterer Excel tal- og tekstdataene separat ved at placere posterne med tekstdata nederst på den sorterede liste.

Excel kan også inkludere kolonneoverskrifterne i sorteringsresultaterne og fortolke dem som blot endnu en række tekstdata i stedet for som feltnavnene for datatabellen.

Advarsel om mulig sortering

Hvis dialogboksen Sorter bruges, selv for sorteringer i én kolonne, viser Excel muligvis en meddelelse, der advarer dig om, at den har stødt på data gemt som tekst og giver dig mulighed for at:

• Sorter alt, der ligner et tal, som et tal.
• Sortér numre og numre, der er gemt som tekst separat.

Hvis du vælger den første mulighed, forsøger Excel at placere tekstdataene på den korrekte placering af sorteringsresultaterne. Vælg den anden mulighed, og Excel placerer posterne, der indeholder tekstdata, nederst i sorteringsresultaterne, ligesom det gør med hurtige sorteringer.

Sorter data efter ugedage eller efter måneder i Excel

Du kan også sortere data efter ugedage eller måneder af året ved at bruge den samme indbyggede brugerdefinerede liste, som Excel bruger til at tilføje dage eller måneder til et regneark ved hjælp af udfyldningshåndtaget. Disse lister tillader sortering efter dage eller måneder kronologisk i stedet for i alfabetisk rækkefølge.

Som med andre sorteringsmuligheder kan sorteringsværdier efter en brugerdefineret liste vises i stigende (søndag til lørdag eller januar til december) eller faldende rækkefølge (lørdag til søndag eller december til januar).

På billedet ovenfor blev følgende trin fulgt for at sortere dataprøven i området A2 til E12 efter måneder af året:

1. Fremhæv intervallet af celler, der skal sorteres.
2. Vælg Hjem.
3. Vælg Sortér og filtrer for at åbne rullelisten.
4. Vælg Custom Sort for at åbne dialogboksen Sorter.
5. Under kolonneoverskriften skal du vælge Månedsstart fra rullelisten for at sortere dataene efter årets måneder.
6. Under overskriften Sorter efter, vælg Celleværdier. Sorteringen er baseret på de faktiske data i tabellen.
7. Under ordreoverskriften skal du vælge pil ned ud for standardindstillingen A til Z for at åbne rullemenuen.
8. Vælg Custom List for at åbne dialogboksen Custom Lists.
9. Vælg Januar, februar, marts, april i det venstre vindue i dialogboksen.
10. Vælg OK for at bekræfte valget og vende tilbage til dialogboksen Sortering.
11. Den valgte liste (januar, februar, marts, april) vises under ordreoverskriften.
12. Vælg OK for at lukke dialogboksen og sortere dataene efter måneder af året.

Som standard vises brugerdefinerede lister kun i stigende rækkefølge i dialogboksen Custom Lists. Sådan sorteres data i faldende rækkefølge ved hjælp af en brugerdefineret liste efter at have valgt den ønskede liste, så den vises under overskriften Rækkefølge i dialogboksen Sorter:

1. Vælg pil ned ud for den viste liste, såsom januar, februar, marts, april for at åbne rullemenuen.
2. I menuen skal du vælge den brugerdefinerede listeindstilling, der vises i faldende rækkefølge, såsom december, november, oktober, september.
3. Klik OK for at sortere dataene i faldende rækkefølge ved hjælp af den brugerdefinerede liste.

Sortér efter rækker for at omarrangere kolonner i Excel

Som vist med de tidligere sorteringsmuligheder, sorteres data norm alt ved hjælp af kolonneoverskrifter eller feltnavne. Resultatet er omarrangering af hele rækker eller registreringer af data. En mindre kendt og derfor mindre brugt sorteringsmulighed i Excel er at sortere efter række, hvilket har den effekt at omarrangere rækkefølgen af kolonner fra venstre mod højre i et regneark.

En grund til at sortere efter række er at matche kolonnerækkefølgen mellem forskellige tabeller med data. Med kolonnerne i samme venstre mod højre rækkefølge er det lettere at sammenligne poster eller at kopiere og flytte data mellem tabellerne.

Tilpas kolonnerækkefølgen

Meget sjældent er det dog en enkel opgave at få kolonnerne i den korrekte rækkefølge på grund af begrænsningerne i de stigende og faldende sorteringsrækkefølgemuligheder for værdier. Norm alt er det nødvendigt at bruge en tilpasset sorteringsrækkefølge, og Excel indeholder muligheder for sortering efter celle- eller skriftfarve eller efter betingede formateringsikoner.

Den nemmeste måde at fortælle Excel rækkefølgen af kolonner på er at tilføje en række over eller under datatabellen, der indeholder tal, der angiver rækkefølgen af kolonner fra venstre mod højre. Sortering efter rækker bliver så et simpelt spørgsmål om at sortere kolonnerne mindst til størst efter rækken, der indeholder tallene.

Når sorteringen er udført, kan den tilføjede række med tal nemt slettes.

Sortér efter rækker Eksempel

I dataeksemplet, der blev brugt til denne serie om Excel-sorteringsmuligheder, har kolonnen Student ID altid været først til venstre, efterfulgt af Navn og derefter Alder.

I dette tilfælde, som vist på billedet ovenfor, er tal blevet tilføjet til kolonnerne for at forberede regnearket til at omarrangere kolonnerne, så kolonnen Program er først til venstre efterfulgt af månedens start, navn, alder, og studie-id.

Sådan ændrer du kolonnerækkefølgen:

1. Indsæt en tom række over rækken, der indeholder feltnavnene.
2. I denne nye række skal du indtaste følgende tal fra venstre mod højre startende i kolonne A: 5, 3, 4, 1, 2.
3. Fremhæv det område, der skal sorteres. I dette eksempel skal du fremhæve A2 til E13.
4. Vælg Hjem.
5. Vælg Sortér og filtrer for at åbne rullelisten.
6. Vælg Custom Sort for at åbne dialogboksen Sorter.
7. Vælg Options for at åbne dialogboksen Sorteringsindstillinger.
8. Vælg Sortér venstre mod højre i afsnittet Orientering for at sortere rækkefølgen af kolonner fra venstre mod højre i regnearket.
9. Vælg OK for at lukke dialogboksen Sorteringsindstillinger.
10. Med ændringen i Orientering ændres kolonneoverskriften i dialogboksen Sorter til Row.
11. Vælg Sortér efter pil ned, og vælg Række 2. Dette er rækken, der indeholder de tilpassede numre.
12. Under overskriften Sorter efter skal du vælge Celleværdier.
13. Under ordreoverskriften skal du vælge Smallest to Largest fra rullelisten for at sortere tallene i række 2 i stigende rækkefølge.
14. Vælg OK for at lukke dialogboksen og sortere kolonnerne fra venstre mod højre efter tallene i række 2.
15. Rækkefølgen af kolonner begynder med Program efterfulgt af månedens start, navn, alder og elev-id.

Brug Excels tilpassede sorteringsmuligheder til at omarrangere kolonner

Mens tilpassede sorteringer er tilgængelige i dialogboksen Sorter i Excel, er disse muligheder ikke nemme at bruge, når det kommer til at omarrangere kolonner i et regneark. Muligheder for at oprette en tilpasset sorteringsrækkefølge, der er tilgængelig i Sort dialogboksen, er at sortere dataene efter cellefarve, skriftfarve og ikon.

Medmindre hver kolonne allerede har anvendt unik formatering, såsom forskellige skrifttyper eller cellefarver, skal denne formatering føjes til individuelle celler i samme række for at hver kolonne kan omarrangeres.

For eksempel, for at bruge skriftfarve til at omorganisere kolonnerne:

1. Vælg hvert feltnavn, og skift skriftfarven for hvert felt. Skift f.eks. Program til rød, Start måned til grøn, Navn til blå, Alder til orange og Student ID til lilla.
2. I dialogboksen Sorter skal du vælge Sortér efter og vælge Række 2.
3. Under overskriften Sorter efter, vælg Skriftfarve.
4. Under ordreoverskriften skal du manuelt indstille rækkefølgen af feltnavne-farverne, så de passer til den ønskede kolonnerækkefølge.
5. Nulstil skriftfarven for hvert feltnavn efter sortering.