Key takeaways
- Medarbejdere udfører ofte multitasker i møder, og chancen for det stiger, efterhånden som et møde trækker ud.
- Ikke al multitasking er dog dårlig, og "positiv multitasking" kan forbedre produktiviteten.
- Fjernarbejdsplatforme kunne tilføje nye funktioner, der skubber medarbejdere til opgaver, der er relevante for et møde.
Hvis du arbejder eksternt, er der en god chance for, at du har multitasket under et møde i den seneste uge - og du er næppe alene.
Et nyt papir udgivet af Microsoft sætter tal på problemet. Mens multitasking var sjældent i korte, små møder, steg det til næsten universelle niveauer i møder, der trak ud i mere end en time. Det er dog ikke alle dårlige nyheder: Avisen, der fokuserede på brugen af Microsoft Teams, foreslår flere måder, hvorpå arbejdere kan forbedre deres fokus.
"FocusAssist til Windows er allerede afsendt og kan være en stor hjælp her," sagde Dr. Mary Czerwinski, en partnerforsker og forskningschef hos Microsoft, over e-mail. "Planlægning af fokustid gennem Cortana er en anden tilgængelig mulighed i Outlook."
Hvad skal en fjernmedarbejder gøre?
Multitasking i et møde bliver ofte betragtet som uhøfligt eller kontraproduktivt, og avisen fandt, at dette nogle gange viste sig at være sandt. Forskerne argumenterer dog for en mere kompleks pointe. Ikke al multitasking er negativ, og værktøjer kan bruges til at guide fjernarbejdere til positive resultater.
Deltagere beskrev fordelene ved positiv multitasking i en anonym dagbog. "Jeg har været mindre frustreret over møder, der ikke var særlig nyttige for mig," sagde en.
Andre sagde, at de sætter pris på valget om at være meget opmærksom, når det er nødvendigt, og derefter fokusere andre steder, når det ikke er det. Deltagerne sagde, at multitasking hjalp dem med at finde oplysninger, såsom relaterede filer eller e-mail-udvekslinger, der var relevante for et møde.
… et 80-minutters marathon, der fremkalder stønnen, er over seks gange større sandsynlighed for at tilskynde til multitasking.
Dr. Czerwinski sagde, at fjernarbejdere, der bruger Microsoft Teams eller Windows, kan henvende sig til Focus Assist og Focus Time for at fjerne forstyrrelser, der ikke er relevante for et møde, og afsætte tid til at fokusere på specifikke opgaver. Avisen favoriserer ethvert værktøj, der skubber udefrakommende krav til arbejdernes opmærksomhed til side under et møde.
Nye, bedre funktioner i fjernarbejdsplatforme kunne gå endnu længere for at tilskynde til positiv multitasking. Papiret foreslår en mødespecifik "fokustilstand" for at hjælpe arbejdere med at multitaske på måder, der er relevante for et møde, som at åbne e-mails eller filer i et mødes grænseflade i stedet for et andet vindue eller program. Dette vil tilskynde til positiv multitasking og samtidig eliminere distraktioner, der findes i andre programmer.
Forskerne foreslår også forbedrede dagsordensværktøjer, der lader arbejdere forlade møder tidligt eller deltage i midtmødet, hvis kun dele af mødet er relevante. Dette kunne bekæmpe ærkefjenden af enhver opmærksomhed: lange, kedelige møder.
Remote Workers Tap Out i lange møder
Multitasking var ikke særlig almindeligt, når alle møder var samlet: omkring 30 % af møderne involverede multitasking via e-mail, og omkring 24 % oplevede fil-multitasking.
Men det ændrede sig med varigheden. Ikke overraskende viste møder, der var kortere end 20 minutter, få tilfælde af multitasking, men steg med chokerende hastighed som mødemiddel.
Et møde på 20 til 40 minutter var næsten dobbelt så sandsynligt, at de ville få deltagerne til at søge andet arbejde, og et stønnende 80-minutters maraton var over seks gange større sandsynlighed for, at arbejderne blev distraheret.
Mødestørrelse - som i, antallet af deltagere - var også afgørende. En-til-en møder tilskyndede til mindst mulig multitasking, og en tredje person ændrede næppe resultatet. Men at dykke ind i andre opgaver blev sandsynligt, da flere ansigter dukkede op i et videoopkald. Multitasking var over dobbelt så sandsynligt i et møde med 10 eller flere personer.
En deltager beskrev en relaterbar motivation. "I de store møder, som for eksempel rådhuse, har jeg en tendens til at stoppe op og faktisk lytte, når der bliver sagt noget af interesse," sagde deltageren. "Resten af tiden ser det ud til, at jeg slet ikke fokuserer på arbejdet."
Dataene inkluderede et andet svagere, men mere overraskende resultat: planlagte møder er dårlige nyheder. Et planlagt møde var omkring halvanden gang mere tilbøjeligt til at tilskynde til multitasking end et ad hoc-møde. Af planlagte møder var tilbagevendende møder den mest frugtbare grund til distraktion.
"Hvordan fjernmøder er planlagt og struktureret er væsentligt forbundet med, hvornår og i hvilket omfang folk deler deres opmærksomhed," konkluderer avisen. Så før du trykker på send på en timelang mødeinvitation, skal du overveje det igen, medmindre du vil give dine kolleger tid til at rydde deres indbakke.
