What To Know
- Først skal du organisere dataene i ét Excel-ark.
- Næste, i Word, vælg Mailings > Start Mail Merge > vælg type. Mailings > Vælg modtagere > Brug en eksisterende liste > Åbn arket.
- Flet endelig felter i Word ved at gå til Mailings > Indsæt fletfelt. Vælg et felt, og tryk på Insert.
Denne artikel forklarer, hvordan du bruger brevfletningsfunktionen i Microsoft Word og Excel til at kombinere tekst fra et Word-dokument med et datakildedokument, f.eks. et regneark. Instruktionerne i denne artikel gælder for Word til Microsoft 365, Word 2019, Word 2016, Word 2013 og Word 2010.
Forbered dataene til brevfletning
Word brevfletningsfunktionen fungerer problemfrit med data fra Excel. Mens du kan oprette en datakilde i Word, er mulighederne for at bruge disse data begrænsede. Hvis du har postlistedata i et regneark, er det ikke nødvendigt at genindtaste oplysningerne i Words datakilde.
Du kan bruge et hvilket som helst Excel-regneark i en brevfletningsfunktion i Word uden nogen særlig forberedelse. For at undgå fejl i brevfletningsprocessen er det dog en god idé at organisere dataene i regnearket.
Sørg for, at alle ændringer, du vil foretage i regnearket, er gennemført, før du begynder brevfletningen. Når fletningen er startet, kan eventuelle ændringer forårsage fejl med brevfletningen.
Organiser regnearksdata
Organiser dine Excel-mailinglistedata i rækker og kolonner. Tænk på hver række som en enkelt post og hver kolonne som et felt, du vil indsætte i dit dokument.
- Put alle data på et enkelt ark: De postlistedata, du har til hensigt at bruge til brevfletningen, skal være på ét ark. Hvis det er spredt på flere ark, skal du kombinere arkene eller udføre flere brevfletninger. Sørg også for, at arkene er tydeligt navngivet, da du skal vælge det, du vil bruge uden at kunne se det.
- Opret en overskriftsrække: Opret en overskriftsrække for det ark, du har til hensigt at bruge til brevfletningen. En overskriftsrække er en række, der indeholder etiketter, der identificerer dataene i cellerne under den. For at gøre det nemt for Excel at skelne mellem data og etiketter skal du bruge fed tekst, cellekanter og celleskygger, der er unikke for overskriftsrækken. Sørg også for, at de overskrifter, du vælger, stemmer overens med navnene på flettefelterne, hvilket også vil gøre det mindre sandsynligt, at der opstår fejl.
- Formater numeriske data korrekt: Sørg for, at ting som gadenumre og postnumre er korrekt formateret til den måde, de skal se ud, når brevfletningen er fuldført. Forkert formatering af tal kan forårsage fejl i sammenfletningen.
Sådan angives brevfletningsmodtagerlisten
Sådan forbinder du dit forberedte Excel-regneark, der indeholder din postliste, med dit Word-dokument:
-
Åbn i Word det dokument, du vil bruge som din brevfletningsskabelon. Dette kan være et nyt dokument eller et eksisterende dokument. Vælg Mailings > Start Mail Merge.
Image -
Vælg den slags fletning, du vil køre. Dine muligheder er
- Breve
- E-mail-beskeder
- Konvolutter
- Breve
- Directory
Hvis du foretrækker det, kan du også bruge Mail Merge Wizard til at oprette din brevfletning. I dette eksempel gennemgår vi trinene for at oprette en brevfletning manuelt.
-
Gå derefter til fanen Mailings, og vælg Select Recipients > Brug en eksisterende liste.
Image - Naviger til og vælg den Excel-fil, du forberedte til brevfletningen, og vælg derefter Open.
-
Hvis Word beder dig om det, skal du vælge Sheet1$ > OK.
Hvis din Excel har kolonneoverskrifter, skal du markere afkrydsningsfeltet Første række af data indeholder kolonneoverskrifter.
Opret eller rediger brevfletningsdokumentet
Med dit Excel-regneark forbundet til brevfletningsdokumentet, du opretter i Word, er det tid til at redigere dit Word-dokument.
Du kan ikke foretage ændringer i din datakilde i Excel på nuværende tidspunkt. For at foretage ændringer i dataene skal du lukke dokumentet i Word, før du åbner datakilden i Excel.
Indsæt flettefelter i dit dokument
I Word, vælg Mailings > Insert Merge Field for at trække oplysninger fra regnearket ind i dokumentet. Vælg det felt, du vil tilføje (fornavn, efternavn, by, stat eller andet), og vælg derefter Insert.
Se brevfletningsdokumenter
Word overfører ikke formatering fra datakilden, når der indsættes flettefelter i et dokument. Hvis du vil anvende formatering såsom kursiv, fed eller understreget, skal du gøre det i Word.
Når du ser dokumentet med felter, skal du vælge dobbeltpilene på begge sider af feltet, hvor du vil anvende formateringen. Når du ser de flettede data i dokumentet, skal du fremhæve den tekst, du ønsker at ændre.
Eventuelle formateringsændringer udføres i alle de flettede dokumenter, ikke kun det flettedokument, du ændrede det i.
Se forhåndsvisning af de flettede dokumenter
For at få vist de flettede dokumenter, skal du gå til Mailings > Preview Results. Denne knap fungerer som en vippekontakt, så hvis du vil gå tilbage til kun at se felterne og ikke de data, de indeholder, skal du trykke på den igen.
Naviger gennem de flettede dokumenter ved hjælp af knapperne på fanen Forsendelser. De er fra venstre mod højre: First Record, Previous Record, Go To Record,Next Record og Last Record.
Før du fletter dokumenterne, skal du forhåndsvise dem alle, eller så mange du kan, for at kontrollere, at alt er flettet korrekt. Vær særlig opmærksom på tegnsætning og mellemrum omkring de flettede data.
Afslut brevfletningsdokumentet
Når du er klar til at flette dokumenterne, har du to valg:
- Udskriv dokumenter: Flet dokumenterne til printeren. Hvis du vælger denne mulighed, sendes dokumenterne til printeren uden ændringer. For at gøre dette skal du vælge Mailings> Finish & Merge > Udskriv dokumenter.
- Rediger individuelle dokumenter: Hvis du har brug for at tilpasse nogle eller alle dokumenterne (et alternativ er at tilføje et notefelt i datakilden for personlige noter) eller lave andre ændringer, før du udskriver, rediger hvert enkelt dokument. For at gøre dette skal du vælge Mailings > Finish & Merge > Rediger individuelle dokumenter
Uanset hvilken metode du vælger, bliver du præsenteret for en dialogboks, hvor du kan bede Word om at flette alle poster, den aktuelle post eller en række poster. Vælg de poster, du vil udskrive, og vælg derefter OK.
Hvis du vil flette et område, skal du indtaste startnummeret og det endelige nummer for de poster, du vil inkludere i fletningen, og derefter vælge OK.
