Sådan indstilles automatiske svar i Outlook

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sidst ændret: 2024-01-07 19:01

Hvad du skal vide

• Non-Exchange-konto: Opret en ny e-mailskabelon, og opret derefter en regel for at sende et automatisk svar.
• Exchange-konto: File > Info > Automatiske svar > Send automatiske svar > skriv besked > vælg start- og sluttider > OK.
• På Outlook.com: Settings > Se alle Outlook-indstillinger > Mail > Automatiske svar > Slå automatiske svar til > skriv > Gem.

Denne artikel forklarer, hvordan man opretter en fraværs-svarmeddelelse til Outlook 2019, 2016, 2013; Outlook til Microsoft 365 og Outlook.com, afhængigt af den type konto, du bruger. Den forklarer også, hvordan du afgør, om du har en Exchange-konto.

Sådan indstilles automatiske svar i Outlook

Et effektivt automatisk svar uden for kontoret i Outlook sikrer, at når du er væk, ved folk, at du ikke er tilgængelig, når du kommer tilbage, og hvad de skal gøre, hvis de har et problem, der skal øjeblikkeligt opmærksomhed.

Opsætningen af et fraværssvar i Outlook varierer afhængigt af, om din e-mail-konto er på en Microsoft Exchange-server eller er en IMAP- eller POP-e-mail-konto (såsom almindelige e-mail-tjenester som Gmail, Yahoo Mail, og andre).

Sådan fortæller du, om du har en Exchange-konto

Hvis du er usikker på, om du bruger Outlook med en Exchange-konto, skal du se i statuslinjen nederst i Outlook-vinduet. Hvis du bruger en Exchange-konto, vil du se Forbundet til: Microsoft Exchange i statuslinjen.

Opret din automatiske svar-e-mail-skabelon

For at konfigurere et automatisk svar i Outlook til en IMAP- eller POP-e-mail-konto (for Exchange, se yderligere nedenfor), skal du bruge Outlooks regelfunktion. Begynd med at oprette en e-mail-skabelon til den automatiske svar-e-mail, der sendes til modtagerne, mens du er væk.

1. Vælg Ny e-mail.

   

2. Indtast Subject for e-mailen og beskedteksten, der fortæller modtageren, at du ikke er tilgængelig.

   Lad modtagerne vide, hvornår de kan forvente et personligt svar fra dig, og vær opmærksom på, hvor meget information du afslører i dit automatiske svar, fordi afsløring af for mange oplysninger kan udgøre en risiko.

3. Når du er færdig med at skrive din autosvar-meddelelse, skal du vælge Fil.

   

4. Vælg Gem som.

   

5. Vælg Gem som type dropdown-pilen, og vælg Outlook Template.

   

6. Outlook bruger skabelonens emne som standard som navn i Filnavn tekstboksen. Skift dette til noget, du kan lide, der fortæller dig, at det er din fraværende e-mail-skabelonfil.

7. Vælg Gem.

   

8. Luk beskedvinduet.

Opret en regel for automatisk svar uden for kontoret

Det næste trin for IMAP- eller POP-e-mail-konti er at konfigurere en Outlook-regel. Denne regel sender et svar ved hjælp af den skabelon, du oprettede i det forrige afsnit.

1. Vælg Fil > Info.

   

2. Vælg Administrer regler og advarsler.

   

3. Vælg fanen E-mailregler.

   

4. Under Anvend ændringer til denne mappe, vælg den e-mail-konto, du opretter det automatiske svar for.

   Du vil have mulighed for at anvende din nye regel på alle konti i et senere trin.

5. Vælg Ny regel.

   

6. I sektionen Start fra en tom regel skal du vælge Anvend regel på beskeder, jeg modtager.

   

7. Vælg Next.

8. Under Trin 1: Vælg betingelse(r), vælg afkrydsningsfeltet Hvor mit navn er i Til-feltet.

   Reglen for automatisk svar svarer på alle indgående e-mails, hvis du fjerner alle afkrydsningsfelterne for betingelse.

   

9. Vælg Next.

10. Under Trin 1: Vælg handling(er), vælg afkrydsningsfeltet svar ved hjælp af en bestemt skabelon.

    

11. Under Trin 2: Rediger regelbeskrivelsen (klik på en understreget værdi), vælg linket en bestemt skabelon.

    

12. Vælg Look In dropdown-pilen, og vælg derefter Brugerskabeloner i filsystemet.

    

13. Fremhæv den skabelon, du har oprettet.

    

14. Vælg Åben.
15. I dialogboksen Rules Wizard skal du vælge Next.

16. Under Trin 1: Vælg undtagelse(r), vælg afkrydsningsfeltet undtagen hvis det er et automatisk svar.

    

17. Vælg Next.
18. Under Trin 1: Angiv et navn til denne regel, skriv et navn til din autosvar-regel.

19. Under Trin 2: Opsætning af regelindstillinger, skal du markere afkrydsningsfeltet Tænd denne regel, hvis du vil aktivere den automatiske respons. Hvis du ikke vil have det automatiske svar aktivt nu, skal du rydde afkrydsningsfeltet.

    Hvis du har flere e-mail-konti, hvor du vil bruge dette automatiske svar, skal du markere afkrydsningsfeltet Opret denne regel på alle konti..

20. Vælg Finish.
21. I dialogboksen Regler og advarsler skal du vælge OK.

Outlook sender et autosvar til adressen på hver e-mail, der modtages én gang pr. session; et andet autosvar sendes, efter at Outlook er lukket og genåbnet.

Sådan aktiverer og deaktiverer du automatiske svar for IMAP- og POP-e-mail-konti

For IMAP- og POP-e-mail-konti skal du aktivere det automatiske svar, når du har brug for det. Gå til File > Manage Rules & Alerts > E-mail Rules, vælg afkrydsningsfeltet ud for din auto- svarregel, og vælg derefter OK.

For at deaktivere svaret skal du rydde afkrydsningsfeltet og derefter vælge OK.

Automatiske svar for Microsoft Exchange-konti

Hvis din e-mail-konto er en Microsoft Exchange-konto (du kan konfigurere en Outlook.com-konto som en Exchange-konto i Outlook), kan du konfigurere et fraværende automatisk svar direkte på serveren. Følg disse trin for Outlook 2019, 2016 og Outlook til Microsoft 365.

1. Vælg Fil > Info.

2. Vælg Automatiske svar.

   

3. Vælg Send automatiske svar. Skriv din automatiske svarbesked i tekstfeltet.

   For at deaktivere et automatisk svar skal du gå til Automatic Replies dialogboksen og vælge Send ikke automatiske svar. Automatiske svar sendes ikke længere.

4. Valgfrit, indstil den tidsramme, inden for hvilken du ønsker, at autosvaret skal være aktivt. Marker afkrydsningsfeltet Send kun i dette tidsrum. Indstil derefter Starttid og Sluttid Kun meddelelser modtaget inden for dette interval vil modtage et automatisk svar.

5. Hvis du arbejder i en virksomhed eller organisation, har du muligvis yderligere muligheder for dine automatiske svar:

   • Inside My Organization: Denne besked sendes til beskeder modtaget fra andre inden for samme virksomhed eller organisation som dig.
   • Udenfor min organisation: Meddelelsen sendes til personer uden for din organisation. Marker afkrydsningsfeltet Auto-svar til personer uden for min organisation.

   Der er sikkerhedsrisici forbundet med automatiske svar.

6. Vælg OK.

Outlook Auto-Responder-værktøjer og tilføjelsesprogrammer

I stedet for at opsætte en regel i Outlook manuelt, skal du bruge et tilføjelsesprogram som Mail Responder til Outlook eller værktøjer som Email Responder (FreeBusy) eller Auto Reply Manager. Disse værktøjer er smarte til kun at sende nødvendige fraværssvar.

For at vedligeholde ikke-til-kontor-svar mere centr alt på en Exchange-server (inklusive skabeloner med felter flettet med Active Directory), prøv Symprex Out-of-Office Manager.

Sådan aktiverer du automatiske svar på Outlook.com

At aktivere automatiske svar på Outlook.com er en enkel proces. Funktionen tilbyder ikke så mange muligheder som Outlook-software, men den er nem at bruge.

1. På Outlook.com Mail-siden skal du vælge Settings > Se alle Outlook-indstillinger.

   

2. Vælg Mail > Automatiske svar.

   

3. Tænd for Tænd for automatiske svar.

   For at deaktivere automatiske svar skal du slå Automatiske svar til fra.

   

4. Valgfrit: Marker afkrydsningsfeltet Send kun svar i en periode. Angiv Starttid og Sluttidspunkt. Automatiske svar sendes kun i denne tidsramme.

5. Indtast den besked, du vil sende, mens automatiske svar er aktiveret.

   

6. Vælg valgfrit afkrydsningsfeltet Send kun svar til kontakter for kun at sende automatiske svar til personer og e-mailadresser i dine Outlook.com-kontakter.
7. Vælg Gem.