På trods af udbredelsen af onlinekommunikationsmetoder er e-mail stadig den mest populære med næsten 300 milliarder e-mails sendt hver dag i 2019. Uanset om du er helt ny inden for e-mail eller har brugt det i årtier, skal du sørge for at følger reglerne for e-mail etikette.
Gennemgå din besked, før du sender
Når du har indtastet dine modtageres adresser, skal du oprette en passende emnelinje, skrive din besked og vedhæfte et par understøttende dokumenter, gå tilbage og sikre dig, at du gjorde alt rigtigt:
- Gennemgå beskeden. Er noget uklart? Er der nogen grammatiske fejl eller tastefejl? Sagde du alt, hvad du ville sige?
- Tjek dine kilder. Vil et link til en ekstern kilde tydeliggøre din mening? Ville et link hjælpe din modtager med at finde et websted hurtigt?
- Se på modtagernes navne. Har du glemt en vigtig person, der har brug for at se beskeden? Tilføjede du nogen, der ikke burde se beskeden?
- Se på din adresse. Hvis du har mere end én, skal du sørge for at sende beskeden fra den mest passende til formålet med beskeden.
- Bestem beskedprioritet. Skal beskeden mærkes som vigtig?
- Tilføj understøttende dokumenter. Har du glemt de vedhæftede filer?
Svar ikke altid alle
Du bør vide, hvornår og hvornår du ikke skal svare alle på gruppe-e-mails. Hvis alle i den originale e-mail (den du svarer på) har brug for at vide, hvad du har at sige, skal du bruge Svar alle.
F.eks. sender person A en e-mail til dig og person B for at komme med ideer til, hvordan du kan fejre din chefs 10-års jubilæum med virksomheden. Dit svar er relevant for både person A og person B, så brug Svar alle til at svare dem begge.
Hvis nogen sender en festinvitation via e-mail til dig og 20 andre venner, er dit svar ikke relevant for de andre mailmodtagere, så brug Svar til kun at sende et svar til den oprindelige afsender.
Skriv effektive emnelinjer
Nøglen til at skrive et godt e-mailemne er at sørge for, at det kort fanger essensen af din besked. Her er et par eksempler:
- Salgsmøde ændret til 3:00
- Halloween-festinvitation
- Websidetekstrevisioner
- Ugens 20 bedste videovalg
- Detaljer om dit nye medlemskab
- Bekræftelse af din aftale
- Request for Fundraising Event Volunteers
For at gøre emnelinjer mere effektive skal du inkludere den handling, du ønsker, at modtagerne skal foretage, såsom:
- Halloween-festinvitation - svar inden den 11. maj
- Websidetekstrevisioner – skal godkendes senest tirsdag
Bundlinje
Når du videresender en e-mail-besked fra en anden, skal du forklare den nye modtager, hvorfor du gør det, og hvordan du forventer, at de vil få gavn af det. Lad os f.eks. sige, at en klient, Jay, sender dig et spørgsmål, og du kender ikke svaret. Videresend beskeden til din kollega, Sara, med en seddel, hvor der står: "Sara, Jay vil gerne vide processen for at logge ind på vores portal fra sin mobile enhed. Se nedenfor for detaljer. Kan du hjælpe?"
Forklar hvorfor du CC
Hvis du cc nogen på en e-mail-meddelelse, skal du forklare den primære modtager, at du gør det, og hvorfor. Lad os f.eks. sige, at Jenna vil være med i din bogklub, og du sender hende oplysninger om det. Du ville sende en cc til bogklubbens leder, Ann, og skrive til Jenna: "Jeg kontakter vores leder, Ann, så hun kan se, hvad jeg sender dig, og udfylde alt, hvad jeg måtte have udeladt."Når du bruger denne proces, ved Ann også, hvorfor hun modtager en kopi af beskeden.
Bundlinje
E-mail-beskeder kan gå tabt i posten eller i spamfilteret. Som en høflighed, især med vigtige meddelelser (såsom dem med vedhæftede filer eller har at gøre med deadlines), skal du skrive en kort note for at fortælle afsenderen, at deres e-mail er modtaget. Hvis din chef f.eks. sender dig et nyt projekt at arbejde på, skal du svare med: "Godt, jeg går i gang i morgen."
Brug akronymer sparsomt
Ikke alle kender alle akronymer, så brug så få som muligt, og kun når du er sikker på, at modtageren ved, hvad de betyder. Der er flere akronymer, der almindeligvis bruges i e-mail-korrespondance. Her er et par stykker:
- ASAP: Så snart som muligt
- BTW: Forresten
- EOD: Slut på dagen
- EOM: Slut på meddelelse (bruges typisk i emnelinjen for at angive, at der ikke er nogen e-mail-tekst at følge)
- EOW: Slut på ugen
- FYI: Til din information
- IMO: Efter min mening
- OOO: Ikke til stede
- Y/N: Ja eller nej
Bundlinje
Fordi du ikke får sammenhængen med ansigtsudtryk og tonefald i e-mail, er det ikke et godt medie til at udtrykke sarkasme eller humor, især med modtagere, du ikke kender godt. Udtryk dit budskab enkelt og ligetil, i hvert fald indtil du lærer en modtager bedre at kende. Hvis du virkelig ikke kan hjælpe dig selv, kan du inkludere et smilende eller grinende humørikon for at vise, at du laver sjov.
Vælg en passende slutning
Nogle gange er det svært at vide, hvordan man afslutter en e-mail. Her er et par forslag baseret på situationen:
- Tak eller Mange tak: Hvis du beder om en tjeneste.
- Kærlighed eller Knus: Hvis modtageren er en ven eller et familiemedlem.
- Cheers eller Bedste: Hvis modtageren er et afslappet bekendtskab.
- Med venlig hilsen: Hvis din besked er formel.
- Bedste hilsner eller Kind Regards: Hvis du vil bevare en formel forretningstone.
