Mange virksomheder bruger Microsoft Word til at oprette brevpapir, rapporter, formularer, nyhedsbreve og andet typisk forretningsmateriale. Dokumenterne udskrives fint til en stationær printer, uanset farvebillederne i filen.
Problemet med at bruge Word til dokumenter med farvebilleder opstår, når brugeren ønsker at tage den elektroniske fil med til en kommerciel printer til offsettryk. Filen udskrives i en kombination af fire blækfarver: cyan, magenta, gul og sort, kendt som CMYK i verden af kommerciel trykning. Farvebilleder udskrives i de firefarvede procesblæk, som lægges på trykpressen. Printudbyderen skal adskille farvebillederne i dokumentet i kun CMYK, før det udskrives.
Microsoft Word understøtter ikke CMYK-billeder direkte i dets filer. Word bruger det almindelige RGB-farveformat på computerskærme og desktopprintere, men der er en løsning på dette problem.
CMYK-løsningen
Manglen på CMYK-understøttelse i Word er en af grundene til, at du ikke bør bruge det til at oprette dokumenter til farvetryk på en offsettrykpresse. Hvis det er for sent, eller du ikke havde en anden mulighed, og du har brugt lange dage eller nætter på at trænge over din elektroniske fil, er der en mulig måde at gemme den på; konverter den til en PDF.
Spørg, om din kommercielle printer har Adobe Acrobat eller et proprietært softwareprogram, der kan konvertere en RGB Word PDF til det CMYK-format, der er nødvendigt for kommerciel udskrivning. PDF-filer er meget udbredt i den kommercielle trykkeriindustri, og de fleste trykkerier gør dette rutinemæssigt.
Selv hvis svaret er ja, kan der stadig være problemer med dokumentets farver, men det er et stort skridt i den rigtige retning, og printeren kan muligvis foretage de nødvendige justeringer.
Sådan laver man en PDF i Microsoft Word
-
Opsæt din Word-fil, som du vil have den til at se ud, når den udskrives, komplet med farvebilleder. Mens du arbejder, skal du gemme det som norm alt i standard Word-format ved at vælge File > Save på menulinjen. Dette trin er vigtigt, fordi det er nemmere at lave revisioner i sidste øjeblik i din Word-fil end med en PDF.
Image -
For at lave PDF'en skal du vælge File på Word-menulinjen og vælge Save As. Indtast navnet og placeringen, hvor du vil have PDF'en til at gemme, og vælg PDF i menuen Filformat.
Image - Send PDF'en til det kommercielle trykkeri og vedligehold Word-filen til fremtidig brug eller revisioner.
Alternativer
Hvis du vil vide, hvilke programmer du skal bruge til at oprette dokumenter til offsettryk, så find den bedste desktop publishing-software til dine behov. Selv Microsoft anbefaler at bruge Publisher over Word til materiale, der er bestemt til at blive kommercielt trykt. Nylige udgivelser af Publisher har forbedrede kommercielle udskrivningsmuligheder og inkluderer farvemodeller såsom Pantone staffagefarver og CMYK.
