Hvad du skal vide
- Vælg Start brevfletning, og vælg, hvilken type dokument du vil oprette. Vælg derefter Select Recipients for at vælge, hvem der modtager det.
- Vælg Indsæt fletfelt, og tilføj alle de felter, du vil bruge. Vælg Finish & Merge for at fuldføre processen.
- Alternativt kan du bruge Step for Step Mail Merge Wizard, hvis du har brug for mere guidet hjælp til at oprette dit flettede dokument.
Brug af brevfletning i alle versioner af Microsoft Word vil flette data fra en datakilde med dit dokument. Den er perfekt til breve, kataloger, etiketter og mere. Sådan kommer du i gang med denne tidsbesparende funktion.
Sådan brevfletning i Word
I alle nuværende versioner af Word hjælper indstillingen Brevfletning på fanen Forsendelser på båndet dig gennem oprettelse af et brevfletningsbrev.
Opret et brev fra bunden, eller åbn et eksisterende brev, før du begynder.
-
Vælg Start Mail Merge på Mailings-båndet, og vælg den type dokument, du vil oprette. Du kan f.eks. vælge bogstaver, konvolutter eller etiketter. Alternativt kan du vælge Step for Step Mail Merge Wizard for at få mere hjælp til at oprette dit dokument.
Image -
Vælg Select Recipients på Mailings-båndet for at tilføje modtagere til mailingen. Du kan vælge at oprette en ny database med modtagere. Du kan også vælge at bruge en eksisterende liste eller Outlook-kontakter.
Image -
I feltet Brevfletningsmodtagere skal du bruge afkrydsningsfelterne til at vælge de kontakter, du vil inkludere i brevfletningen. Vælg OK, når din liste er klar.
Image -
Vælg Indsæt fletfelt på mailingsbåndet. Vælg det første felt, du vil tilføje. Feltnavnet vises, hvor du har markøren placeret i dit dokument. Gentag, indsæt hvert felt, du vil inkludere. Alternativt kan du vælge en indstilling såsom Adresseblok eller Hilsenlinje
Du kan redigere og formatere teksten omkring feltet. Formater anvendt på feltet overføres til dit færdige dokument. Du kan fortsætte med at tilføje felter til dit brev.
Image -
Før du udskriver dine breve, bør du gennemgå dem for at tjekke for fejl. Vær især opmærksom på mellemrum og tegnsætning omkring felterne. Du vil også gerne sikre dig, at du har indsat de korrekte felter de rigtige steder.
For at få vist bogstaverne, vælg Preview Results på Mailings-båndet. Brug pilene til at navigere gennem dokumentet.
Image -
Du bemærker muligvis en fejl i dataene for et af dine dokumenter. Du kan ikke ændre disse data i flettedokumentet. I stedet skal du rette det i datakilden.
For at gøre dette skal du vælge Rediger modtagerliste på Mailings-båndet. I boksen, der åbnes, kan du ændre dataene for enhver af dine modtagere. Du kan også begrænse modtagerne. Fjern markeringen i afkrydsningsfeltet ud for modtagernes navne for at udelade dem fra fletningshandlingen, og vælg OK.
Image -
Når du har gennemgået dine dokumenter, er du klar til at færdiggøre dem ved at fuldføre sammenfletningen. Vælg knappen Finish & Merge på Mailings-båndet. Du kan vælge at redigere individuelle dokumenter, udskrive brevene eller e-maile dem. Hvis du vælger at udskrive eller e-maile dine breve, vil en prompt bede dig om at indtaste et interval. Du kan vælge at udskrive alle, et eller et sæt sammenhængende bogstaver. Word vil lede dig gennem processen for hver.
Image
