Når du ofte sender meget lignende e-mails, skal du først gemme en af disse meddelelser som en meddelelsesskabelon i Outlook. Så, i stedet for at oprette e-mailen fra bunden, skal du starte med en skabelon og tilpasse den, så den passer til din e-mail-modtager. Du sparer tid og bliver mere effektiv til dine e-mail-opgaver.
Instruktionerne i denne artikel gælder for Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, 2007; og Outlook til Microsoft 365.
Opret en e-mail-skabelon (til nye meddelelser) i Outlook
For at gemme en besked som en skabelon i Outlook:
-
Opret en ny e-mail-besked. Vælg Hjem > Ny e-mail, eller tryk på Ctrl+N.
Image -
Indtast et emne, hvis du vil bruge et til din beskedskabelon.
Image Du kan gemme en e-mailskabelon uden et standardemne i Outlook.
-
Indtast tekst, billeder og andre elementer, du vil have vist i e-mail-skabelonen.
Image Fjern eventuelle signaturer, hvis du tidligere har oprettet en e-mail-signatur i Outlook, der tilføjes automatisk, når du opretter en ny besked.
-
Når du har konfigureret din e-mail-skabelon, skal du vælge Fil > Gem som. I Outlook 2007 skal du vælge Office Button > Gem som.
Image - Indtast et filnavn.
-
Vælg Gem som type dropdown-pilen, og vælg derefter Outlook-skabelon (.oft). I Outlook 2007 skal du vælge Gem som type dropdown-pilen, og derefter vælge Outlook Template.
Image - Vælg Gem.
- Luk den originale e-mail.
Skriv en e-mail ved hjælp af en skabelon i Outlook
For at skrive en ny besked (se nedenfor for svar) ved hjælp af en beskedskabelon i Outlook:
-
Vælg fanen Hjem, og vælg derefter New Items > Flere varer >Vælg formular . I Outlook 2007 skal du vælge Værktøjer > Forms > Vælg Form.
Image -
I Vælg formular-dialogboksen skal du vælge Se i-rullepilen, og derefter vælge User Templates in File System.
Image -
Vælg den skabelon, du vil bruge.
Image - Vælg Åben.
Opret en simpel e-mailskabelon til hurtige svar i Outlook
Sådan opsætter du en skabelon til svar i Outlook:
- Vælg fanen Hjem.
-
I gruppen Quick Steps skal du vælge Create New.
Image -
I tekstfeltet Name skal du indtaste et beskrivende navn til svarskabelonen.
Image -
Vælg Vælg en handling rullemenuen.
Image -
I sektionen Svar skal du vælge Svar.
Image For at oprette en simpel skabelon til nye beskeder, der inkluderer en standardmodtager, skal du vælge New Message.
-
Vælg Vis muligheder.
Image - I tekstfeltet Text skal du indtaste beskeden til dit svar. Inkluder en signatur.
-
Vælg Vigtighed dropdown-pilen, og vælg Normal for at få dit svar til at gå ud med normal betydning uanset niveauet for den oprindelige meddelelse.
Image -
Vælg eventuelt Send automatisk efter 1 minuts forsinkelse. Meddelelsen går automatisk til udbakken og bliver i udbakken i 1 minut. I løbet af dette tidsrum kan du slette det eller foretage en redigering.
Image -
For at tilføje yderligere handlinger, vælg Add Action. Tilføj f.eks. en handling for at flytte en e-mail-meddelelse i Outlook til din arkivmappe, eller tilføj en handling for at kategorisere den med en farve for at identificere meddelelser, der har modtaget et standardsvar.
Image -
For at tilføje en tastaturgenvej til handlingen skal du vælge Genvejstasten dropdown-pilen og derefter vælge en genvej.
Image - Vælg Gem. I Outlook 2019 skal du vælge Finish.
Svar hurtigt på en e-mail ved hjælp af en hurtigsvarskabelon i Outlook
For at sende et svar med en foruddefineret Quick Step-skabelon:
- Vælg den besked, du vil svare på. Åbn enten beskeden i læseruden eller i et separat vindue.
-
Hvis meddelelsen vises i læseruden, skal du vælge fanen Hjem. Hvis meddelelsen vises i et separat vindue, skal du vælge fanen Message.
Image -
I Quick Steps-gruppen skal du vælge svarskabelonen hurtige trin. Hvis du har defineret en tastaturgenvej til handlingen, skal du trykke på de tilsvarende tastaturtaster.
Image -
Foretag ændringer i e-mailen efter behov, og vælg derefter Send.
Image
