Hvad du skal vide
- Indtast data i cellerne i kolonner og rækker for at oprette en grundlæggende database.
- Hvis du bruger overskrifter, skal du indtaste dem i den første celle i hver kolonne.
- Lad ikke nogen rækker stå tomme i databasen.
Denne artikel forklarer, hvordan man opretter en database i Excel til Microsoft 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010, Excel til Mac, Excel til Android og Excel Online.
Indtast data
Det grundlæggende format til lagring af data i en Excel-database er en tabel. Når en tabel er blevet oprettet, kan du bruge Excels dataværktøjer til at søge, sortere og filtrere poster i databasen for at finde specifikke oplysninger.
For at følge med i denne tutorial skal du indtaste dataene, som de er vist på billedet ovenfor.
Indtast student-id'erne hurtigt
- Indtast de to første id'er, ST348-245 og ST348-246, i cellerne A5 hhv.og A6, .
- Fremhæv de to ID'er for at vælge dem.
- Træk udfyldningshåndtaget til cellen A13.
Resten af studie-id'erne er indtastet korrekt i cellerne A6 til A13.
Indtast data korrekt
Når du indtaster data, er det vigtigt at sikre, at det er indtastet korrekt. Bortset fra række 2 mellem regnearkets titel og kolonneoverskrifterne, efterlad ikke andre tomme rækker, når du indtaster dine data. Sørg også for, at du ikke efterlader nogen tomme celler.
Datafejl forårsaget af forkert dataindtastning er kilden til mange problemer relateret til datahåndtering. Hvis dataene indtastes korrekt i starten, er der større sandsynlighed for, at programmet vil give dig de ønskede resultater.
Rows Are Records
Hver række af data i en database er kendt som en post. Når du indtaster poster, skal du huske disse retningslinjer:
- Efterlad ikke nogen tomme rækker i tabellen. Dette omfatter ikke at efterlade en tom række mellem kolonneoverskrifterne og den første række af data.
- En post skal kun indeholde data om én bestemt vare.
- En post skal også indeholde alle data i databasen om det pågældende element. Der kan ikke være oplysninger om en vare i mere end én række.
Kolonner er felter
Mens rækker i en Excel-database omtales som poster, er kolonnerne kendt som felter. Hver kolonne skal have en overskrift for at identificere de data, den indeholder. Disse overskrifter kaldes feltnavne.
- Feltnavne bruges til at sikre, at dataene for hver post indtastes i samme rækkefølge.
- Data i en kolonne skal indtastes i samme format. Hvis du begynder at indtaste tal som cifre (såsom 10 eller 20), skal du fortsætte med det. Skift ikke midtvejs og begynd at indtaste tal som ord (såsom ti eller tyve). Vær konsekvent.
- Tabellen må ikke indeholde tomme kolonner.
Opret bordet
Når dataene er indtastet, kan de konverteres til en tabel. Sådan konverteres data til en tabel:
- Fremhæv cellerne A3 til E13 i regnearket.
- Vælg fanen Hjem.
- Vælg Formater som tabel for at åbne rullemenuen.
- Vælg den blå Tabelstil Medium 9 for at åbne dialogboksen Formater som tabel.
- Mens dialogboksen er åben, er cellerne A3 til E13 på regnearket omgivet af en stiplet linje.
- Hvis den stiplede linje omgiver det korrekte celleområde, skal du vælge OK i dialogboksen Formater som tabel.
- Hvis den stiplede linje ikke omgiver det korrekte celleområde, skal du fremhæve det korrekte område i regnearket og derefter vælge OK i dialogboksen Formater som tabel.
Drop-down pile tilføjes ud for hvert feltnavn, og tabelrækkerne er formateret i skiftevis lys og mørkeblå.
Brug databaseværktøjerne
Når du har oprettet databasen, skal du bruge værktøjerne under rullepilene ved siden af hvert feltnavn til at sortere eller filtrere dine data.
Sortér data
- Vælg rullemenuen ved siden af feltet Efternavn.
- Vælg Sort A til Z for at sortere databasen alfabetisk.
- Når den er sorteret, er Graham J. den første rekord i tabellen, og Wilson R er den sidste.
Filterdata
- Vælg rullemenuen ved siden af feltet Program.
- Vælg afkrydsningsfeltet ud for Select All for at rydde alle afkrydsningsfelter.
- Marker afkrydsningsfeltet ud for Business for at føje et flueben til feltet.
- Vælg OK.
- Kun to studerende, G. Thompson og F. Smith er synlige, fordi de er de eneste to studerende, der er tilmeldt erhvervsprogrammet.
- For at vise alle poster skal du vælge rullepilen ud for Program-feltet og vælge Ryd filter fra " Program."
Udvid databasen
For at tilføje yderligere poster til din database:
- Placer musemarkøren over den lille prik i nederste højre hjørne af bordet.
- Musemarkøren ændres til en to-hovedet pil.
- Tryk og hold højre museknap nede, og træk markøren ned for at tilføje en tom række i bunden af databasen.
-
Føj følgende data til denne nye række:
Celle A14: ST348-255
Celle B14: Christopher
Celle C14: A.
Celle D14: 22
Cell E14: Science
Fuldfør databaseformateringen
- Fremhæv celler A1 til E1 i regnearket.
- Vælg Hjem.
- Vælg Flet og centrer for at centrere titlen.
- Vælg Fyldfarve for at åbne fyldfarve-rullelisten.
- Vælg Blå, Accent 1 fra listen for at ændre baggrundsfarven i cellerne A1 til E1 til mørkeblå.
- Vælg skrifttypefarve for at åbne skrifttypefarve-rullelisten.
- Vælg White fra listen for at ændre tekstfarven i cellerne A1 til E1 til hvid.
- Fremhæv celler A2 til E2 i regnearket.
- Vælg Fyldfarve for at åbne fyldfarve-rullelisten.
- Vælg Blue, Accent 1, Lighter 80 fra listen for at ændre baggrundsfarven i cellerne A2 til E2 til lyseblå.
- Fremhæv celler A4 til E14 i regnearket.
- Vælg Center for at centrere teksten i cellerne A14 til E14.
Databasefunktioner
Syntaks: Dfunction(Database_arr, Field_str|num, Criteria_arr)
Hvor D-funktionen er en af følgende:
- DAVERAGE
- DCOUNT
- DCOUNTA
- DGET
- DMAX
- DMIN
- DPRODUCT
- DSTDEV
- DSTDEVP
- DSUM
- DVAR
- DVARP
Type: Database
Databasefunktioner er praktiske, når Google Sheets bruges til at vedligeholde strukturerede data, f.eks. en database. Hver databasefunktion, Dfunction, beregner den tilsvarende funktion på en delmængde af et celleområde, der betragtes som en databasetabel. Databasefunktioner tager tre argumenter:
- Database_arr er et område, en indlejret matrix eller en matrix genereret af et matrixudtryk. Den er struktureret, så hver række efter række 1 er en databasepost, og hver kolonne er et databasefelt. Række 1 indeholder etiketterne for hvert felt.
- Field_str|num angiver, hvilken kolonne (felt) der indeholder de værdier, der skal beregnes som gennemsnit. Dette kan udtrykkes som enten feltnavnet (tekststreng) eller kolonnenummeret, hvor kolonnen længst til venstre vil være repræsenteret som 1.
- Criteria_arr er et område, en indlejret matrix eller en matrix genereret af et matrixudtryk. Den er struktureret sådan, at den første række indeholder feltnavnene, som kriteriet (kriterierne) vil blive anvendt på, og efterfølgende rækker indeholder de betingede test(s).
Den første række i Kriterier angiver feltnavne. Hver anden række i Kriterier repræsenterer et filter, et sæt begrænsninger på de tilsvarende felter. Begrænsninger er beskrevet ved hjælp af Query-by-Example-notation og inkluderer en værdi, der skal matches, eller en sammenligningsoperator efterfulgt af en sammenligningsværdi. Eksempler på begrænsninger er: "Chokolade", "42", ">=42" og "42". En tom celle betyder ingen begrænsning for det tilsvarende felt.
Et filter matcher en databaserække, hvis alle filterbegrænsningerne (begrænsningerne i filterets række) er opfyldt. En databaserække (en post) opfylder kriterierne, hvis mindst et filter matcher det. Et feltnavn kan forekomme mere end én gang i kriterieområdet for at tillade flere begrænsninger, der gælder samtidigt (f.eks. temperatur >=65 og temperatur <=82).
DGET er den eneste databasefunktion, der ikke samler værdier. DGET returnerer kun værdien af det felt, der er angivet i det andet argument (på samme måde som et VLOOKUP), når præcis én post matcher Kriterier; ellers returnerer den en fejl, der angiver ingen overensstemmelser eller flere overensstemmelser.
