Sådan planlægger du et møde i Outlook

2024 Forfatter: Abigail Brown | [email protected]. Sidst ændret: 2023-12-17 06:43

Når du planlægger et møde i Outlook med en anden person eller gruppe af personer, modtager de en invitations-e-mail med mødedetaljerne. Fra denne e-mail kan de acceptere eller afvise mødeinvitationen. Outlook føjer mødet til din Outlook-kalender, holder styr på dine deltageres svar og sender en påmindelse, før mødet starter.

Instruktionerne i denne artikel gælder for Outlook til Microsoft 365, Outlook 2019, Outlook 2016 og Outlook 2013.

Sådan sender du en kalenderinvitation i Outlook

Sådan planlægger du et møde i Outlook:

1. Vælg Hjem-tab.

   

2. Vælg Nye varer > Møde.

   Tryk alternativt Ctrl+Shift+Q.

   

3. I mødeinvitationen skal du indtaste en beskrivelse af mødet i tekstfeltet Title.

   

4. I tekstfeltet Required skal du indtaste e-mail-adresserne på hver deltager, der skal deltage i mødet. I Outlook 2016 og 2013 skal du indtaste e-mailadresserne i tekstfeltet To.

   For at vælge kontakter fra din adressebog skal du vælge enten Required, Valgfri eller To.

   

5. I tekstfeltet Valgfrit skal du indtaste e-mailadresserne på personer, du gerne vil deltage i mødet, men kræve ikke, at de gør det.

   

6. Vælg et starttidspunkt og et sluttidspunkt for mødet.

   

7. For at blokere en hel dag i din kalender til mødet skal du vælge Hele dagen.

   

8. I tekstfeltet Location skal du indtaste, hvor du holder mødet.

   

9. I Message-området skal du indtaste andre oplysninger, som dine deltagere skal vide før mødet, og vedhæfte alle filer, du vil have dem til at gennemgå.

   For at vedhæfte en fil til mødeinvitationen skal du vælge fanen Insert, og derefter vælge Vedhæft fil. For at tilføje et link til et dokument på dit OneDrive skal du vælge Link rullemenuen.

   

10. Når du sender en mødeinvitation i Outlook, indeholder invitationen som standard en anmodning om et svar og giver modtageren mulighed for at foreslå et nyt tidspunkt for mødet. For at ændre disse muligheder skal du vælge fanen Meeting, og derefter vælge Svarindstillinger

    

11. Vælg Send.

    Hvis din tidsplan ændres, eller hvis dine deltagere skal lave andre planer, kan du enten aflyse mødet eller omlægge det.

    

Sådan opretter du et tilbagevendende møde

Outlook giver dig også mulighed for at oprette tilbagevendende møder. Brug denne mulighed til sammenkomster, du planlægger at gentage hver uge, måned eller anden periode. Med et tilbagevendende møde skal du kun indtaste detaljerne én gang, og det vil tilføje alle fremtidige begivenheder til din kalender baseret på det interval, du indstiller.

1. Vælg fanen Hjem, og vælg derefter New Items > Meeting.

   

2. I mødeinvitationen skal du indtaste titlen, påkrævede deltagere, valgfrie deltagere, placering og en meddelelse, der beskriver formålet med mødet.

3. Vælg Gør tilbagevendende.

   I Outlook 2016 og 2013 skal du vælge Meeting > Recurrence.

   

4. Dialogboksen Aftalegentagelse åbnes. Indtast starttidspunkt, sluttidspunkt og varighed for mødet.

   

5. I Gentagelsesmønster skal du vælge, hvornår mødet skal gentages. For eksempel et almindeligt ugentligt møde, der finder sted hver mandag.

   

6. I sektionen Range of recurrence skal du vælge, hvor længe de tilbagevendende møder skal fortsætte. Du kan bede et tilbagevendende møde om at aflyse på en bestemt dato eller efter et vist antal begivenheder. Vælg Ingen slutdato, hvis du ikke ønsker, at mødet skal udløbe.

   

7. Vælg OK.

   

8. I mødeinvitationen skal du vælge Send.

   

Sådan bruger du planlægningsassistenten til at oprette et møde

Hvis du bruger Microsoft 365 på arbejdet og er Exchange-bruger, skal du bruge Planlægningsassistenten til at finde det bedste tidspunkt at planlægge et møde med andre. Når du åbner planlægningsassistenten, kan du se kalenderne for de personer, du inviterede til mødet.

For at bruge planlægningsassistenten skal du oprette en mødeinvitation og vælge fanen Meeting > Scheduling Assistant.

Sådan får du vist mødet i din Outlook-kalender

Når du har oprettet eller accepteret et møde, vil det blive vist i din Outlook-kalender baseret på dato og klokkeslæt. Sådan finder du kommende begivenheder.

1. Vælg View Switcher, og vælg derefter Calendar.
2. For at finde mødet skal du rulle gennem kalenderen eller bruge søgefeltet og indtaste titlen på mødet.

3. For at se mødedetaljerne skal du dobbeltklikke på kalenderpunktet.

   

4. For at se svar skal du vælge fanen Sporing. Kolonnen Response viser, hvilke deltagere der har accepteret mødeinvitationen, og hvilke der ikke har reageret.

   

5. Hvis du har modtaget en mundtlig accept fra en deltager, skal du vælge None og derefter vælge Accepted, Declined, eller gav et Tentative svar.

   

6. Luk mødeinvitationen, når du er færdig.

Sådan føjer man personer til en eksisterende mødeinvitation

Du kan oprette et møde og derefter have flere deltagere at invitere senere (f.eks. hvis du ansætter en anden medarbejder og vil føje dem til almindelige personalemøder). Sådan inviterer du nye deltagere til et møde, du allerede har konfigureret.

1. Find mødet i din kalender.
2. Dobbeltklik på mødepunktet.

3. Vælg fanen Planlægningsassistent > Tilføj deltagere.

   

4. I dialogboksen Vælg deltagere og ressourcer skal du vælge navnet på deltageren.

   

5. Vælg enten Required eller Valgfri for at angive, om deltageren skal være til mødet, eller om vedkommendes deltagelse er valgfri.

   

6. Vælg OK.

   

7. Deltageren vises nu på listen over alle deltagere i planlægningsassistenten.

   

8. Vælg Send opdatering.