Outlook bruger kontaktgrupper til at gemme medlemmerne af en distributionsliste. Når du har oprettet en kontaktgruppe og tilføjet kontakter, skal du oprette en e-mail og adressere den til kontaktgruppen. På den måde modtager alle på distributionslisten den samme besked, og du sparer tid.
Instruktionerne i denne artikel gælder for Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 og Outlook til Microsoft 365.
Sådan opretter du en distributionsliste i Outlook
For at oprette en kontaktgruppe i Outlook skal du oprette listen og vælge, hvor den skal gemmes. Sådan gør du:
- Åbn Outlook.
-
Gå til fanen Hjem, og vælg New Items.
Image -
Vælg Flere varer > Kontaktgruppe. Eller tryk på Ctrl+ Shift+ L.
Image -
I vinduet Kontaktgruppe skal du placere markøren i tekstboksen Name og indtaste et navn til distributionslisten.
For at sende en e-mail til distributionslisten skal du indtaste listens navn i tekstfeltet To i et nyt beskedvindue.
- Forlad Kontaktgruppen vinduet åbent.
Føj medlemmer til en Outlook-kontaktgruppe
Når gruppen er oprettet og gemt, skal du tilføje kontakter til distributionslisten.
For at tilføje kontakter til en kontaktgruppe:
- I vinduet Kontaktgruppe skal du gå til fanen Kontaktgruppe.
-
Vælg Tilføj medlemmer > Fra Outlook-kontakter.
Image -
I Select Members: Contacts dialogboksen, vælg en kontakt og vælg Members for at tilføje denne kontakt til distributionslisten.
Hvis en kontaktperson ikke er på listen, søg efter kontaktpersonen ved hjælp af navn eller e-mailadresse. Hvis du stadig ikke kan finde kontakten, skal du vælge Adressebog rullemenuen og vælge en anden liste.
- Gentag trin 3 for hver af de kontakter, du vil tilføje til distributionslisten.
- Vælg OK.
- I vinduet Kontaktgruppe skal du vælge Gem og luk.
Opret en ny kontakt på en distributionsliste
For at tilføje modtagere, der ikke er i din Outlook-adressebog, til en kontaktgruppe:
- Gå til Outlook People, og dobbeltklik på distributionslisten.
- I vinduet Kontaktgruppe skal du gå til fanen Kontaktgruppe og vælge Tilføj medlemmer> Ny e-mail-kontakt.
-
I tekstfeltet Visningsnavn skal du skrive et navn til kontakten.
Image Hvis du ikke kender kontaktens navn, skal du indtaste vedkommendes e-mailadresse eller indtaste et alias.
- I tekstfeltet E-mail-adresse skal du indtaste e-mail-adressen på den nye kontaktperson.
-
Hvis du ikke ønsker at tilføje det nye medlem til adressebogen, skal du fjerne markeringen i afkrydsningsfeltet Add to Contacts.
- Vælg OK.
- I vinduet Kontaktgruppe skal du vælge Save & Close for at gemme ændringerne til distributionslisten.
Sådan deler du en kontaktgruppe i Outlook
Er der andre mennesker, der ville gavne, hvis de havde din distributionsliste? I stedet for at få dem til at oprette den samme kontaktgruppe fra bunden, skal du dele kontaktgruppen med dem. Det er lige så nemt som at sende en vedhæftet fil.
For at dele en kontaktgruppe:
- Gå til Outlook People.
- Dobbeltklik på den distributionsgruppe, du vil dele.
-
I vinduet Kontaktgruppe skal du gå til fanen Kontaktgruppe og vælge Videresend gruppe> Som Outlook-kontakt.
Image Vælg I internetformat (vCard) for at vedhæfte en tekstfil, der indeholder gruppemedlemmernes navne og adresser.
- Adresser beskeden til den person, du vil modtage distributionslisten.
- Vælg Send.
Importer en Outlook-kontaktgruppe, der er blevet delt med dig via e-mail
Hvis nogen har oprettet en distributionsliste i Outlook og sendt den til dig som en Outlook-kontaktfil, skal du importere listen til din adressebog og bruge den som din egen.
- Åbn meddelelsen, der indeholder den vedhæftede Outlook-kontaktfil for gruppen.
-
Vælg rullemenuen for vedhæftede filer.
Image - Vælg Åben.
- I vinduet Kontaktgruppe skal du gå til File > Info.
-
Vælg Flyt til mappe > Kopiér til mappe.
Image -
I dialogboksen Copy Item to skal du vælge mappen Contacts.
Image - Vælg OK.
- Med din distributionsliste på plads og klar, kan du begynde at sende beskeder til dens medlemmer.
Hvis du vil have mere kontrol over dine distributionslister, skal du bruge kontaktkategorier til at danne elegante postlister.
