Hvad du skal vide
- Vælg de kontakter, der skal føjes til listen, og gå til Hjem > Categorize > All Categories> New > navngiv listen.
- For at tilføje kontakter til listen, vælg kontakterne og vælg Hjem > Categorize > listekategori > OK.
Denne artikel forklarer, hvordan man opretter en distributionsliste med kategorier og sender e-mails til dem i Outlook til Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013, 2010 og 2007.
Brug kontaktkategorier som distributionslister i Outlook
For at oprette en distributions- eller postliste med kategorier i Outlook til Microsoft 365, Outlook 2019, 2016, 2013 og 2010:
-
I Outlook skal du vælge People. Eller tryk på Ctrl+3.
Image -
Fremhæv de kontakter, du vil tilføje til distributionslisten. For at fremhæve flere sammenhængende poster skal du trykke på Ctrl og vælge kontakter. For at vælge et område skal du trykke på Shift og derefter vælge den første og sidste kontakt i området.
For at tilføje personer, der ikke er i dine Outlook-kontakter, skal du trykke på Ctrl+N for at oprette en ny kontakt.
-
Gå til fanen Hjem.
Image -
I gruppen Tags skal du vælge Categorize.
Image -
Vælg Alle kategorier.
Image -
I dialogboksen Farvekategorier skal du vælge New.
Image -
I dialogboksen Add New Category skal du indtaste et navn til distributionslisten.
Image - Vælg Color dropdown-pilen, og vælg None, eller tildel en farve.
-
Vælg OK.
Image - I dialogboksen Farvekategorier skal du kontrollere, at den nye kategori er valgt.
- Vælg OK.
Føj medlemmer til en distributionsliste
For at tilføje nye medlemmer til distributionslisten til enhver tid:
- Gå til People.
-
Fremhæv de kontakter, du vil føje til listen.
Image - Gå til fanen Hjem.
- I gruppen Tags skal du vælge Categorize.
-
Vælg listens kategori.
Image - Hvis kategorien ikke vises i menuen, skal du vælge All Categories, markere listens kategori-afkrydsningsfelt, og derefter vælge OK.
Send en besked til din kategoridistributionsliste
For at skrive en ny besked eller mødeindkaldelse til alle medlemmer af kategoridistributionslisten:
-
Gå til People.
Image -
Vælg Søg i kontakter, eller tryk på Ctrl+E.
Image - Gå til fanen Søg.
-
I gruppen Refine skal du vælge Categorized.
Image -
Vælg den ønskede kategori.
Image - Gå til fanen Hjem.
-
I gruppen Actions skal du vælge Mail Merge.
Image - I dialogboksen Mail Merge Contacts skal du vælge Alle kontakter i aktuel visning.
- Vælg Dokumenttype dropdown-pilen, og vælg Formal Letters.
- Vælg Flet til dropdown-pilen, og vælg Email.
-
I tekstfeltet Meddelelsesemnelinje skal du indtaste emnet for e-mailen.
Image - Vælg OK.
-
Skriv e-mail-teksten i Word. Gå til fanen Mailing for at bruge værktøjerne i Skriv og indsæt felter-gruppen for at tilpasse hilsner til hver modtager og indsætte andre adressebogsfelter. Vælg Preview Results for at se dine felter og regler i e-mailen for hver modtager.
Image -
Vælg Afslut og flet > Send e-mailbeskeder.
Image -
I dialogboksen Flet til e-mail skal du vælge To og vælge Email.
Image - Vælg Mail-format dropdown-pilen, og vælg Almindelig tekst eller HTML.
- I sektionen Send poster skal du vælge All.
- Vælg OK.
- Hvis du bliver bedt om det, skal du vælge Allow.
Brug kontaktkategorier som distributionslister i Outlook 2007
For at oprette en distributions- eller postliste med kategorier i Outlook 2007:
- Gå til Kontaktpersoner.
-
Fremhæv de kontakter, du vil føje til din nye distributionsliste.
For at tilføje nye medlemmer senere skal du tildele dem til den relevante kategori individuelt.
- Vælg Categorize værktøjslinjeknappen. Eller vælg Actions > Kategoriser fra menuen.
- Vælg Alle kategorier.
- Vælg Ny.
- Indtast et navn til distributionslisten.
- Vælg Farve dropdown-pilen, og vælg None.
- Vælg OK.
- Bekræft, at den nye kategori er markeret, og vælg OK.
Send en besked til din kategoridistributionsliste i Outlook 2007
For at skrive en ny besked eller mødeindkaldelse til alle medlemmer af den kategoridrevne distributionsliste:
- Gå til Kontaktpersoner.
- Vælg Vis > Aktuel visning > Efter kategori.
- Vælg den ønskede listekategoris overskrift.
- Vælg Handlinger > Opret > Ny besked til kontakt eller Handlinger > Opret > Ny mødeanmodning om at kontakte.
- Vælg OK, hvis Outlook giver dig besked om, at din handling vil gælde for alle elementer i gruppen.
-
Vælg feltet To eller feltet Bcc. For listemeddelelser kan du overveje at tilføje adresser til Bcc-feltet for at undgå at afsløre alle kontaktpersoners adresse.
Hvis en kontaktperson har flere e-mail-adresser, tilføjer Outlook hver adresse. Slet unødvendige adresser for at undgå at sende en dublet-e-mail til din kontakt.
- I feltet To skal du indtaste din e-mail-adresse.
- Skriv beskeden eller mødeindkaldelsen.
- Send beskeden.
