At afkorte betyder at forkorte en genstand ved at skære den af brat. I regnearksprogrammer som Microsoft Excel og Google Spreadsheets afkortes begge taldata med dit regneark ved hjælp af TRUNC-funktionen, mens tekst afkortes ved hjælp af RIGHTeller LEFT funktion.
Denne vejledning gælder for Excel til Microsoft 365, Excel-versioner 2019, 2016, 2013 og 2010 og Google Spreadsheets.
Afrunding vs. trunkering
Mens begge operationer involverer at forkorte længden af tal, adskiller de to sig ved, at afrunding kan ændre værdien af det sidste ciffer baseret på de normale regler for afrunding af tal, mens trunkering ikke involverer afrunding, men blot afskæring af data kl. et specificeret punkt.
Begrundelsen for at gøre det omfatter:
- Gør det nemmere at forstå data, såsom at reducere antallet af decimaler i et langt tal.
- Få elementer til at passe, såsom at begrænse længden af tekstdata, der kan indtastes i et datafelt.
The Formula of Pi
Et almindeligt eksempel på et tal, der bliver afrundet og/eller trunkeret, er den matematiske konstant Pi. Da Pi er et irrationelt tal; den slutter eller gentager sig ikke, når den skrives i decimalform, den fortsætter for evigt. Det er dog ikke praktisk at skrive et tal ud, der aldrig slutter, så værdien af Pi enten afkortes eller afrundes efter behov.
Mange svarer på 3,14, hvis de bliver spurgt om værdien af Pi. I Excel eller Google Spreadsheets kan denne værdi produceres ved hjælp af TRUNC-funktionen.
Trunkering af numeriske data
Som nævnt er en måde at afkorte data i Excel og Google Spreadsheets ved at bruge TRUNC-funktionen. Hvor tallet afkortes, bestemmes af værdien af Num_digits argumentet.
I celle B2 er værdien af Pi f.eks. blevet afkortet til dens typiske værdi på 3,14 ved at indstille værdien af Num_digits til 3.
En anden mulighed for at afkorte positive tal til heltal er funktionen INT; den runder altid tal ned til heltal, hvilket er det samme som at afkorte tal til heltal som vist i række tre og fire i eksemplet.
Fordelen ved at bruge INT-funktionen er, at der ikke er behov for at angive antallet af cifre, da funktionen altid fjerner alle decimalværdier.
Trunkering af tekstdata
Ud over at afkorte tal, er det også muligt at afkorte tekstdata. Beslutningen om, hvor tekstdata skal afkortes, afhænger af situationen. I tilfælde af importerede data kan kun en del af dataene være relevante, eller som nævnt ovenfor kan der være en begrænsning på antallet af tegn, der kan indtastes i et felt.
Som vist i række fem og seks på billedet ovenfor, er tekstdata, der indeholder uønskede tegn eller skraldetegn, blevet afkortet ved hjælp af LEFT og RIGHTfunktioner.
